نراکس چک ضمانت یعنی چکی که برای اطمینان از انجام یک تعهد داده می‌شود، نه برای پرداخت فوری یک خرید. اگر تعهد انجام شود، چک باید برگردد؛ اگر انجام نشود، گیرنده می‌تواند طبق قرارداد و طبق قانون فعلی برای وصول آن اقدام کند. همین تفاوت ساده، منبع بیشتر اختلاف‌هاست.
بسیاری از صاحب‌کسب‌وکارها چک ضمانت را مثل چک عادی می‌گیرند یا می‌دهند، بدون اینکه روی برگه، در قرارداد و در سامانه صیاد دقیق بنویسند بابت چه کاری است. نتیجه این می‌شود که بعداً هیچ‌کدام نمی‌توانند ثابت کنند قرار چه بوده است. این مقاله کمک می‌کند قبل از امضا، هر دو طرف تکلیفشان را روشن کنند.
چک ضمانت دقیقاً چه فرقی با چک خرید دارد؟
چک خرید در برابر یک کالا یا خدمت مشخص صادر می‌شود و تاریخ آن، تاریخ پرداخت بدهی است. چک ضمانت اما پشتوانه یک تعهد است؛ مثلاً اجرای یک قرارداد پیمانکاری، تحویل به‌موقع کالا، پرداخت اجاره در طول قرارداد یا جبران خسارت احتمالی.
سه تفاوت عملی را همیشه در ذهن داشته باشید:
- دلیل صدور: در چک خرید، فاکتور وجود دارد؛ در چک ضمانت، قرارداد یا توافق‌نامه دلیل صدور است.
- زمان استفاده: چک خرید در سررسید برای وصول ارائه می‌شود؛ چک ضمانت فقط وقتی تعهد انجام نشده باشد باید به جریان بیفتد.
- مدرک همراه: برای چک ضمانت، بدون قرارداد مکتوب تقریباً هیچ حفاظی ندارید؛ قرارداد است که نشان می‌دهد چک بابت چه تعهدی، تا چه مبلغی و با چه شرطی گرفته شده است.
اگر در کسب‌وکار شما چک ضمانت زیاد ردوبدل می‌شود، اول تکلیف اسناد پایه را روشن کنید. توضیح کامل‌تر درباره ماهیت چک صیادی را در مقاله چک صیادی چیست و چه قوانینی دارد؟ بخوانید.
برای گیرنده؛ قبل از قبول چک ضمانت چه کار کنید؟
گیرنده معمولاً فکر می‌کند گرفتن چک یعنی خیالش راحت است. در عمل، چکی که درست ثبت نشده، مشخصاتش ناقص است یا به قرارداد وصل نیست، در روز اختلاف کمکی نمی‌کند.
این چک‌لیست را قبل از تحویل گرفتن چک اجرا کنید:
۱. هویت و حساب را بررسی کنید. نام صادرکننده روی برگه، صاحب حساب و امضاکننده باید یکی باشد یا اختیار امضا روشن باشد. پیش از قبول، استعلام چک و شناخت صادرکننده را انجام دهید تا سابقه برگشتی و وضعیت اعتباری او را ببینید.
۲. عبارت بابت ضمانت را بنویسید. روی برگه و در سامانه صیاد، در قسمت بابت، بنویسید «بابت ضمانت انجام تعهد موضوع قرارداد شماره … مورخ …». کلی نوشتن مثل «بابت ضمانت» بدون شماره قرارداد، بعداً محل دعواست.
۳. رسید تحویل بدهید. یک رسید ساده با شماره صیادی، مبلغ، تاریخ، نام طرفین و شرط برگشت چک امضا کنید و یک نسخه به صادرکننده بدهید. این رسید، بهترین دوست هر دو طرف است.
۴. چک را جدا از چک‌های خرید نگه دارید. در بایگانی و در ثبت‌های داخلی، چک ضمانت را با برچسب «امانی ـ ضمانت» مشخص کنید تا همکارانتان اشتباهی آن را برای وصول به بانک نبرند یا در حساب بدهی مشتری ثبت نکنند.
۵. شرط آزادسازی را از اول بنویسید. مثلاً: «پس از تحویل نهایی و تسویه کامل، چک حداکثر تا سه روز کاری برگردانده می‌شود.» وقتی شرط برگشت روشن است، اعتماد بیشتر و اختلاف کمتر می‌شود.
برای صادرکننده؛ چطور چک ضمانت بدهید که سوءاستفاده نشود؟
صادرکننده بیشترین ریسک را دارد، چون برگه از دست او خارج می‌شود. اما با چند کار ساده می‌تواند ریسکش را بسیار کم کند.
اول، هرگز چک سفیدامضا یا بدون مبلغ و تاریخ تحویل ندهید. مبلغ چک ضمانت باید با سقف تعهد شما تناسب داشته باشد؛ اگر خسارت احتمالی قرارداد حدود ۲۰۰ میلیون تومان است، چک ۱ میلیارد تومانی دادن یعنی ریسک بی‌دلیل.
دوم، در قرارداد حتماً بنویسید گیرنده در چه شرایط مشخصی حق استفاده از چک را دارد و قبل از آن باید چه اخطار یا مهلتی بدهد. عبارت‌هایی مثل «در صورت عدم انجام تعهد و پس از اعلام کتبی و گذشت مهلت رفع نقص» جلوی استفاده ناگهانی و سلیقه‌ای را می‌گیرد.
سوم، ثبت در سامانه صیاد را خودتان انجام دهید و گیرنده را دقیق انتخاب کنید. طبق قانون فعلی، ثبت و انتقال چک صیادی در سامانه صیاد انجام می‌شود و انتقال بدون ثبت در سامانه، اعتبار انتقال را زیر سؤال می‌برد. پس از ثبت، از صفحه تأیید اسکرین‌شات بگیرید و همراه رسید تحویل نگه دارید.
چهارم، وقتی تعهدتان تمام شد، برگشت چک را کتبی پیگیری کنید. پیام ساده «لطفاً چک ضمانت قرارداد … را برگردانید» با تاریخ، اگر بعداً اختلافی پیش بیاید، سابقه زمانی می‌سازد. چک را که گرفتید، همان روز در حضور طرف مقابل یا با رسید، ابطال آن را در بایگانی ثبت کنید.
یک مثال واقعی‌نما؛ قرارداد تأمین کالا
فرض کنید فروشگاهی برای تأمین سه‌ماهه کالا با یک تأمین‌کننده قرارداد می‌بندد. تأمین‌کننده بابت تضمین تحویل به‌موقع، یک چک ضمانت معادل ارزش یک ماه خرید، مثلاً ۳۰۰ میلیون تومان، می‌دهد.
حالت درست کار این است:
| مورد | ثبت درست | ثبت اشتباه | |---|---|---| | بابت در سامانه صیاد | ضمانت تحویل قرارداد شماره ۱۲ | خالی یا «بابت خرید» | | مبلغ | معادل سقف تعهد، ۳۰۰ میلیون | چند برابر تعهد | | شرط استفاده | تأخیر بیش از ۱۰ روز پس از اخطار کتبی | بدون هیچ شرطی | | برگشت | پس از تسویه و تحویل آخرین بار | نامشخص |
در این مثال، اگر تحویل‌ها به‌موقع انجام شود، چک فقط یک برگه امانی بوده و برمی‌گردد. اگر تأخیر جدی پیش بیاید، فروشگاه دقیقاً می‌داند طبق قرارداد چه حقی دارد و تأمین‌کننده هم می‌داند بدون اخطار کتبی، چک نباید به اجرا گذاشته شود. تفاوت این دو ستون جدول، تفاوت آرامش و دعوای چندماهه است.
اشتباه‌های رایج که هر دو طرف را گرفتار می‌کند
رایج‌ترین اشتباه، گرفتن چک ضمانت از شخص ثالث بدون رضایت و ثبت روشن اوست. نفر دوم اگر نداند چکش کجا رفته، هم رابطه‌ها خراب می‌شود و هم پیگیری سخت‌تر.
اشتباه دوم، نگه داشتن چک ضمانت بعد از پایان تعهد است. «یادمان رفت برگردانیم» در عمل می‌تواند به ادعای خسارت و بی‌اعتمادی منجر شود؛ تاریخ برگشت را مثل سررسید چک جدی بگیرید.
اشتباه سوم، مخلوط کردن چک ضمانت با بدهی جاری است. اگر مشتری هم خرید نسیه دارد و هم چک ضمانت داده، این دو را در دو پرونده جدا نگه دارید. برای نظم دادن به این پرونده‌ها، مقاله اعتبارسنجی مشتری قبل از فروش نسیه هم به کارتان می‌آید.
در پایان، این نکته محتاطانه را جدی بگیرید: این مقاله آموزش عمومی است و جای مشورت حقوقی را نمی‌گیرد؛ برای قراردادهای بزرگ یا چک‌های با مبلغ بالا، قبل از امضا حتماً با یک وکیل یا مشاور حقوقی مورد اعتماد خودتان متن قرارداد و شرط استفاده از چک را بررسی کنید.
اگر چک‌های ضمانت و خرید را در نراکس کنار فاکتورها و طرف‌حساب‌ها ثبت کنید، همیشه می‌دانید هر چک بابت چیست، دست چه کسی است و چه زمانی باید برگردد.
پرسش‌های پرتکرار
آیا روی چک ضمانت باید تاریخ نوشت؟
بله، چک بدون تاریخ عملاً ناقص است و در سامانه صیاد هم تاریخ سررسید ثبت می‌شود. تاریخ را طوری انتخاب کنید که با مدت قرارداد تناسب داشته باشد و در قرارداد هم همان تاریخ را بنویسید تا دو مدرک با هم تناقض نداشته باشند.
آیا گیرنده می‌تواند چک ضمانت را به شخص دیگری منتقل کند؟
طبق قانون فعلی، انتقال چک صیادی فقط با ثبت در سامانه صیاد انجام می‌شود. در قرارداد بنویسید که انتقال چک ضمانت بدون رضایت کتبی صادرکننده ممنوع است تا برگه دست‌به‌دست نشود و شما غافلگیر نشوید.
اگر تعهد انجام شد ولی چک برگردانده نشد چه کار کنیم؟
اول درخواست کتبی با ذکر شماره قرارداد و شماره صیادی بفرستید و رسید آن را نگه دارید. اگر برگردانده نشد، با قرارداد، رسید تحویل چک و مکاتبه‌ها برای پیگیری حقوقی اقدام کنید؛ به همین دلیل از روز اول همه مدارک را کنار هم نگه دارید.
چک ضمانت را در حسابداری چطور ثبت کنیم؟
چک ضمانت بدهی قطعی نیست و نباید مثل چک خرید وارد بدهی یا طلب جاری شود. آن را در یک سرفصل امانی و انتظامی جدا ثبت کنید تا تراز و گزارش بدهی‌های واقعی کسب‌وکارتان تحریف نشود.