نراکس حساب‌های دریافتنی یعنی پولی که مشتری هنوز به شما بدهکار است و حساب‌های پرداختنی یعنی پولی که شما هنوز به تأمین‌کننده یا دیگران بدهکارید. اگر این دو حساب را منظم مدیریت نکنید، ممکن است روی کاغذ سود داشته باشید اما برای پرداخت اجاره و حقوق، نقدینگی نداشته باشید.
بیشتر کسب‌وکارهای کوچک فروش نسیه دارند و خرید نسیه هم می‌کنند؛ پس مسئله اصلی حذف نسیه نیست، بلکه دیدن شفافِ این است که از چه کسی، چقدر و تا چه زمانی طلب دارید و به چه کسی، چقدر و تا چه زمانی بدهکارید. این مقاله یک روش عملی و ساده برای همین کار می‌دهد.
دریافتنی و پرداختنی دقیقاً چه تفاوتی دارند؟
حساب دریافتنی یک دارایی جاری است؛ وقتی کالا یا خدمتی را می‌فروشید و پولش را بعداً می‌گیرید، به اندازه مبلغ فروش برای مشتری بدهکار ایجاد می‌شود. حساب پرداختنی یک بدهی جاری است؛ وقتی خرید می‌کنید و قرار است بعداً پرداخت کنید، شما به فروشنده بدهکار می‌شوید.
| مورد | دریافتنی | پرداختنی | |---|---|---| | طرف حساب | مشتری شما | تأمین‌کننده شما | | ماهیت در ترازنامه | دارایی جاری | بدهی جاری | | ریسک اصلی | دیر وصول شدن یا سوخت شدن | جریمه تأخیر و قطع همکاری | | هدف مدیریت | وصول سریع‌تر | پرداخت به‌موقع و برنامه‌ریزی‌شده |
برای ثبت درست هر دو حساب، ابتدا باید سند حسابداری هر معامله کامل باشد؛ یعنی تاریخ، طرف حساب، مبلغ و سررسید مشخص باشد. بدون این اطلاعات، هیچ گزارشی قابل اعتماد نیست.
قدم اول: برای هر مشتری سقف اعتبار تعریف کنید
اشتباه رایج این است که به همه مشتری‌ها با یک شرایط می‌فروشیم. برای مشتری جدید، سقف کوچکی در نظر بگیرید؛ مثلاً فروش نسیه تا ۵ میلیون تومان با سررسید ۱۵ روزه. برای مشتری خوش‌حساب قدیمی می‌توانید سقف را بالاتر ببرید؛ مثلاً تا ۳۰ میلیون تومان با سررسید ۳۰ روزه.
سقف اعتبار باید کتبی و مشخص باشد، نه ذهنی. سه قاعده ساده کمک می‌کند:
- مشتری‌ای که بدهی سررسیدشده دارد، فروش نسیه جدید نگیرد تا تسویه کند.
- مجموع طلب از یک مشتری از درصدی از فروش ماهانه شما بیشتر نشود.
- برای مبالغ بالا، بخشی از مبلغ نقدی و بقیه با چک یا سررسید کوتاه گرفته شود.
قدم دوم: گزارش سنی مطالبات را هفتگی ببینید
گزارش سنی یعنی دسته‌بندی طلب‌ها بر اساس مدت گذشته از سررسید. این گزارش مهم‌ترین ابزار وصول است، چون به جای یک عدد کلی، نشان می‌دهد کدام طلب تازه است و کدام در حال خطرناک شدن.
| بازه سنی | وضعیت | اقدام پیشنهادی | |---|---|---| | سررسیدنشده | عادی | بدون اقدام | | ۱ تا ۳۰ روز گذشته | نیازمند پیگیری | یادآوری محترمانه و ارسال صورت‌حساب | | ۳۱ تا ۶۰ روز گذشته | پرریسک | تماس مستقیم و توافق زمان پرداخت | | بیش از ۶۰ روز | بحرانی | توقف فروش نسیه و پیگیری جدی |
مثال: فرض کنید فروشگاه شما ۸۰ میلیون تومان طلب دارد. اگر ۶۰ میلیون آن هنوز سررسید نشده و فقط ۵ میلیون بیش از ۶۰ روز گذشته باشد، وضعیت خوب است. اما اگر ۵۰ میلیون آن بیش از ۶۰ روز گذشته باشد، با وجود عدد کلی یکسان، وضعیت نقدینگی شما بحرانی است. عدد کلی به‌تنهایی گمراه‌کننده است.
پیگیری وصول را هم شخصی نکنید. یک متن ثابت و محترمانه برای یادآوری، یک زمان ثابت در هفته برای بررسی گزارش و یک مسئول مشخص برای پیگیری، نتیجه را بسیار بهتر از تماس‌های پراکنده می‌کند. درباره چک‌های دریافتی هم می‌توانید راهنمای مدیریت چک دریافتی را بخوانید.
قدم سوم: پرداختنی‌ها را بر اساس سررسید بچینید
در سمت بدهی، هدف این نیست که هر چه دیرتر پرداخت کنید؛ هدف این است که هیچ پرداختی غافلگیرتان نکند و رابطه با تأمین‌کننده کلیدی خراب نشود. همه بدهی‌ها را در یک فهرست با سررسید مرتب کنید و هر هفته برای ۱۴ روز آینده برنامه پرداخت بنویسید.
اولویت‌بندی عملی پرداخت‌ها معمولاً چنین است:
۱. حقوق، بیمه و مالیات که تأخیرشان جریمه و پیامد قانونی دارد. ۲. تأمین‌کننده‌ای که بدون او فروش شما متوقف می‌شود. ۳. اجاره و هزینه‌های ثابت محل کسب. ۴. خریدهای قابل تعویق یا تأمین‌کننده جایگزین‌پذیر.
مثال: اگر در دو هفته آینده ۴۵ میلیون تومان ورودی قطعی دارید و ۷۰ میلیون تومان بدهی سررسید می‌شود، از همین امروز باید با یکی از تأمین‌کننده‌ها برای تمدید یا تقسیط صحبت کنید؛ نه در روز سررسید. مذاکره زودهنگام تقریباً همیشه نتیجه بهتری از بدقولی ناگهانی دارد.
نسبت‌های ساده‌ای که باید بشناسید
برای فهم وضعیت، دو شاخص ساده کافی است. اول، میانگین دوره وصول: یعنی به طور متوسط چند روز طول می‌کشد تا طلبتان به پول تبدیل شود. اگر شرایط فروش شما ۳۰ روزه است اما میانگین وصول ۵۲ روز شده، یعنی در عمل دارید ۲۲ روز بیشتر از قرارتان به مشتری‌ها اعتبار می‌دهید.
دوم، مقایسه مجموع دریافتنی و پرداختنی سررسیدشده است. اگر طلب سررسیدشده شما ۲۰ میلیون تومان و بدهی سررسیدشده‌تان ۶۰ میلیون تومان است، مشکل اصلی شما فروش نیست؛ زمان‌بندی جریان پول است. در این نقطه بررسی جریان نقدی به شما نشان می‌دهد گلوگاه دقیقاً کجاست.
چک‌لیست مدیریت ماهانه طلب و بدهی
- [ ] گزارش سنی دریافتنی و پرداختنی ابتدای ماه گرفته و بررسی شود.
- [ ] برای هر طلب بالای ۳۰ روز، اقدام و مسئول پیگیری ثبت شود.
- [ ] مانده حساب چند مشتری و تأمین‌کننده با صورت‌حساب آن‌ها تطبیق داده شود.
- [ ] سقف اعتبار مشتری‌های بدحساب بازبینی و در صورت نیاز کم شود.
- [ ] پرداخت‌های دو هفته آینده بر اساس ورودی‌های قطعی برنامه‌ریزی شود.
- [ ] طلب‌های مشکوک جدا فهرست شوند تا سود دوره بیش از واقع نشان داده نشود.
خطاهای رایج در مدیریت دریافتنی و پرداختنی
رایج‌ترین خطا، قاطی کردن حساب شخصی مالک با حساب مشتری‌هاست؛ مثلاً مشتری پول را به کارت شخصی واریز می‌کند و ثبت نمی‌شود. خطای دوم، ثبت نکردن تخفیف و برگشت از فروش است که مانده مشتری را اشتباه نشان می‌دهد. خطای سوم هم نداشتن سررسید در سیستم است؛ طلب بدون تاریخ، عملاً قابل پیگیری نیست.
در پایان هر ماه، مانده این دو حساب را با تراز آزمایشی تطبیق دهید تا خطاهای ثبتی زود پیدا شوند، نه در پایان سال.
اگر می‌خواهید طلب و بدهی هر مشتری و تأمین‌کننده را با سررسید و گزارش سنی یکجا ببینید، نراکس این بخش را رایگان در کنار فروش و حسابداری در اختیار کسب‌وکار شما می‌گذارد.
پرسش‌های پرتکرار
طلب سوخت‌شده را چطور ثبت کنیم؟
وقتی پس از پیگیری‌های مستند مطمئن شدید طلب قابل وصول نیست، آن را با یک سند جداگانه از حساب مشتری خارج و به عنوان هزینه یا زیان مطالبات سوخت‌شده ثبت کنید. حتماً مدارک پیگیری را نگه دارید تا در بررسی مالیاتی قابل توضیح باشد.
فروش نسیه بهتر است یا فقط نقدی؟
بستگی به بازار شما دارد. فروش نقدی ریسک را کم می‌کند اما ممکن است مشتری از دست بدهید. راه میانه، فروش نسیه با سقف اعتبار، سررسید کوتاه و پیگیری منظم است؛ یعنی نسیه کنترل‌شده، نه نسیه بدون قاعده.
هر چند وقت یک‌بار باید گزارش سنی گرفت؟
برای بیشتر کسب‌وکارهای کوچک، هفته‌ای یک‌بار کافی است. اگر حجم فروش نسیه بالا یا مشتری‌های زیادی دارید، دوبار در هفته بهتر است. مهم، ثابت بودن ریتم بررسی است.
بدهی به تأمین‌کننده را می‌توان با طلب از همان شخص تهاتر کرد؟
بله، اگر همان شخص هم مشتری شما و هم تأمین‌کننده‌تان باشد، با توافق دو طرف می‌توانید تهاتر کنید. تهاتر باید با سند مشخص و ذکر فاکتورهای مربوط ثبت شود تا مانده هیچ‌کدام مبهم نماند.