نراکس صورت مغایرت بانکی گزارشی است که اختلاف بین مانده حساب بانک در دفاتر شما و مانده‌ای را که بانک در صورت‌حسابش نشان می‌دهد، توضیح می‌دهد. این اختلاف در بیشتر موارد خطا نیست؛ نتیجه تراکنش‌هایی است که در یکی از دو طرف هنوز ثبت نشده، مثل چک صادرشده‌ای که هنوز وصول نشده است.
اگر مغایرت‌گیری را منظم انجام دهید، هم خطاهای واقعی زود پیدا می‌شوند و هم همیشه می‌دانید موجودی واقعی قابل استفاده شما چقدر است. در این مقاله روش تهیه آن را با یک مثال کامل یاد می‌گیرید.
چرا مانده شما با مانده بانک فرق می‌کند؟
چهار علت اصلی بیشتر اختلاف‌ها را توضیح می‌دهد:
۱. چک‌های صادرشده وصول‌نشده: شما پرداخت را ثبت کرده‌اید و مانده‌تان کم شده، اما گیرنده هنوز چک را به بانک نبرده است. ۲. واریزهای در راه: مبلغی را به بانک برده‌اید و در دفاترتان ثبت کرده‌اید، اما بانک آن را در دوره بعد منظور کرده است. ۳. برداشت‌های خودکار بانک: کارمزد، هزینه پیامک یا اقساطی که بانک کم کرده و شما هنوز ثبت نکرده‌اید. ۴. خطای ثبت: مبلغ اشتباه، ثبت تکراری یا تراکنشی که در دفاتر شما جا افتاده است.
دو علت اول «اختلاف زمانی» هستند و خودبه‌خود حل می‌شوند؛ دو علت بعدی نیاز به اصلاح ثبت دارند. وظیفه صورت مغایرت، جدا کردن همین دو دسته از یکدیگر است. پایه این کار هم ثبت منظم هر تراکنش بانکی است که در مقاله صندوق، بانک و تنخواه توضیح داده شده است.
مراحل تهیه صورت مغایرت؛ قدم‌به‌قدم
قدم ۱: اسناد را آماده کنید
صورت‌حساب رسمی بانک برای دوره مشخص، مثلاً یک ماه، و گردش حساب بانک در سیستم خودتان را کنار هم بگذارید. دوره هر دو باید دقیقاً یکی باشد؛ مغایرت‌گیری با بازه‌های ناهماهنگ فقط اختلاف مصنوعی می‌سازد.
قدم ۲: تک‌تک تراکنش‌ها را تیک بزنید
از اولین ردیف شروع کنید و هر تراکنشی را که هم در صورت‌حساب بانک و هم در دفاتر شما با مبلغ یکسان وجود دارد، علامت بزنید. واریزها، برداشت‌ها، چک‌ها و حواله‌ها همه باید جفت خودشان را پیدا کنند.
قدم ۳: اقلام بدون جفت را فهرست کنید
در پایان این مرحله دو فهرست می‌ماند: تراکنش‌هایی که فقط در دفاتر شما هستند و هنوز در بانک نیامده‌اند، و تراکنش‌هایی که فقط در صورت‌حساب بانک هستند و شما ثبتشان نکرده‌اید. به این‌ها اقلام باز گفته می‌شود.
قدم ۴: اصلاحات لازم را ثبت کنید
اقلامی که فقط در بانک هستند، مثل کارمزد ۸۵ هزار تومانی یا واریز مشتری‌ای که خبرش به شما نرسیده، باید با سند حسابداری در دفاترتان ثبت شوند. اقلامی که فقط در دفاتر شما هستند معمولاً نیاز به ثبت جدید ندارند و در دوره بعد در صورت‌حساب بانک ظاهر می‌شوند؛ به شرطی که واقعاً در راه باشند.
قدم ۵: مانده اصلاح‌شده را محاسبه کنید
حالا مانده بانک را با کم و زیاد کردن اقلام باز زمانی، به مانده دفاتر اصلاح‌شده برسانید. اگر دو عدد برابر شدند، مغایرت‌گیری کامل است. اگر نشدند، هنوز قلمی پیدا نشده است.
مثال کامل با عددهای تومانی
فرض کنید در پایان ماه، مانده حساب بانک در دفاتر شما ۴۲ میلیون تومان و مانده صورت‌حساب بانک ۴۷ میلیون و ۶۰۰ هزار تومان است. در تطبیق، این اقلام باز پیدا می‌شود:
| قلم باز | مبلغ (تومان) | نوع | |---|---|---| | چک صادرشده وصول‌نشده به تأمین‌کننده | ۶٬۰۰۰٬۰۰۰ | فقط در دفاتر شما کسر شده | | واریز نقدی در راه به بانک | ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ | فقط در دفاتر شما اضافه شده | | کارمزد بانکی ثبت‌نشده | ۱۰۰٬۰۰۰ | فقط در صورت‌حساب بانک |
محاسبه را از سمت بانک شروع می‌کنیم: مانده بانک ۴۷ میلیون و ۶۰۰ هزار تومان است. واریز در راه ۱ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان را به آن اضافه می‌کنیم تا به ۴۹ میلیون و ۱۰۰ هزار تومان برسیم، سپس چک وصول‌نشده ۶ میلیون تومانی را کم می‌کنیم و به ۴۳ میلیون و ۱۰۰ هزار تومان می‌رسیم. از سمت دفاتر شما هم مانده ۴۲ میلیون تومانی باید اصلاح شود: کارمزد ۱۰۰ هزار تومانی ثبت‌نشده از آن کم می‌شود، اما در تطبیق معلوم می‌شود یک واریز ۱ میلیون و ۲۰۰ هزار تومانی مشتری در بانک نشسته که در دفاتر ثبت نشده است. با ثبت این دو قلم، مانده دفاتر نیز به ۴۳ میلیون و ۱۰۰ هزار تومان می‌رسد و دو طرف برابر می‌شوند.
همین مثال نشان می‌دهد چرا مغایرت‌گیری ارزشمند است: بدون آن، هم کارمزد و هم واریز مشتری برای همیشه گم می‌ماندند و شما موجودی واقعی‌تان را ۱ میلیون و ۱۰۰ هزار تومان کمتر از واقع می‌دیدید.
هر چند وقت یک‌بار مغایرت‌گیری کنیم؟
برای کسب‌وکار کوچک، ماهی یک‌بار حداقل لازم است. اگر تراکنش بانکی زیادی دارید یا چند نفر با حساب کار می‌کنند، هفته‌ای یک‌بار تطبیق سبک انجام دهید تا در پایان ماه با انبوهی از اقلام باز روبه‌رو نشوید. اقلام بازی که بیش از یک ماه باز مانده‌اند مشکوک‌اند؛ چک وصول‌نشده قدیمی یا واریز در راهی که هرگز به بانک نرسیده باید جداگانه پیگیری شود.
نتایج مغایرت‌گیری را در پایان دوره با تراز آزمایشی هم چک کنید تا مانده اصلاح‌شده بانک در گزارش‌های اصلی درست بنشیند.
چک‌لیست مغایرت‌گیری ماهانه
- [ ] صورت‌حساب بانک و گردش سیستم برای دوره یکسان آماده شود.
- [ ] همه تراکنش‌های مشترک تیک بخورند.
- [ ] اقلام باز دو طرف جدا فهرست شوند.
- [ ] کارمزدها و تراکنش‌های بانکی ثبت‌نشده، سند بخورند.
- [ ] مانده اصلاح‌شده دو طرف برابر شود.
- [ ] اقلام باز قدیمی‌تر از یک ماه پیگیری جداگانه شوند.
اگر تطبیق حساب بانک برایتان وقت‌گیر شده است، در نراکس می‌توانید گردش بانک را کنار ثبت‌های فروش و خرید ببینید و مغایرت‌گیری ماهانه را سریع‌تر و رایگان انجام دهید.
پرسش‌های پرتکرار
اگر بعد از همه بررسی‌ها باز هم اختلاف ماند چه کنیم؟
اختلاف باقی‌مانده یعنی قلمی پیدا نشده است. مبلغ اختلاف را با تراکنش‌ها مقایسه کنید؛ گاهی اختلاف دقیقاً برابر یک تراکنش جاافتاده یا نصف مبلغی است که برعکس ثبت شده. اگر پیدا نشد، موضوع را مستند کنید و از حسابدار کمک بگیرید، نه اینکه مانده را دستی برابر کنید.
چک وصول‌نشده تا کی قلم باز می‌ماند؟
تا وقتی در صورت‌حساب بانک ظاهر شود. اما اگر از سررسید چک مدت زیادی گذشته، با گیرنده تماس بگیرید؛ ممکن است چک گم شده یا اصلاً ارائه نشده باشد و نیاز به اقدام دیگری داشته باشید.
کارمزد بانکی را در چه حسابی ثبت کنیم؟
معمولاً در حساب هزینه‌های بانکی یا هزینه‌های مالی ثبت می‌شود. مهم این است که همیشه در یک حساب ثابت ثبت شود تا گزارش هزینه‌ها قابل مقایسه بماند.
آیا مغایرت‌گیری برای حساب شخصی مالک هم لازم است؟
اگر از حساب شخصی برای کسب‌وکار استفاده می‌کنید، بله و حتی سخت‌تر. راه درست اما جداسازی حساب کسب‌وکار از حساب شخصی است تا مغایرت‌گیری ساده و شفاف شود.