نراکس صورتحساب الکترونیکی سه نوع اصلی دارد: نوع اول برای فروش به کسب‌وکارها با مشخصات کامل خریدار، نوع دوم برای فروش به مصرف‌کننده نهایی، و نوع سوم که همان رسید کارتخوان یا درگاه پرداخت است. انتخاب نوع درست به این بستگی دارد که خریدار کیست و آیا به اعتبار مالیاتی نیاز دارد یا نه.
اشتباه در انتخاب نوع، معمولاً از اینجا می‌آید که فروشنده به مبلغ نگاه می‌کند، نه به ماهیت خریدار. مبلغ بالا یا پایین، نوع صورتحساب را تعیین نمی‌کند؛ خریدار و کاربرد او تعیین‌کننده است.
جدول مقایسه سه نوع
| ویژگی | نوع اول | نوع دوم | نوع سوم | |---|---|---|---| | خریدار معمول | شرکت و کسب‌وکار | مصرف‌کننده نهایی | مصرف‌کننده نهایی | | مشخصات کامل خریدار | لازم است | لازم نیست | در رسید پرداخت است | | اعتبار مالیاتی برای خریدار | دارد | ندارد | ندارد | | نمونه کاربرد | فروش عمده به فروشگاه | فروش تکی در مغازه | پرداخت با کارتخوان | | مبنای صدور | فاکتور تفصیلی | فاکتور فروش نهایی | رسید دستگاه یا درگاه |
این جدول برای تصمیم سریع است؛ جزئیات و مرزهای هر نوع را در ادامه می‌خوانید.
صورتحساب نوع اول؛ فروش کسب‌وکار به کسب‌وکار
نوع اول کامل‌ترین قالب است. مشخصات فروشنده و خریدار، شناسه کالا یا خدمت، مقدار، مبلغ، مالیات و عوارض و نحوه تسویه در آن ثبت می‌شود.
کی استفاده می‌شود؟ وقتی خریدار یک واحد اقتصادی است و می‌خواهد خرید را در حساب‌های خود ثبت کند و در صورت مشمولیت، از اعتبار مالیات بر ارزش افزوده استفاده کند.
مثال: شما تولیدکننده‌اید و ۱۰۰ عدد کالا را هر کدام ۴۰۰٬۰۰۰ تومان به یک پخش‌کننده می‌فروشید. جمع اصل فروش ۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان می‌شود و با نرخ ۱۰٪ ارزش افزوده در زمان نگارش این مقاله، ۴٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان مالیات به آن اضافه می‌شود؛ مبلغ نهایی ۴۴٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است. این معامله جای نوع دوم نیست؛ خریدار مشخصات کامل می‌دهد و صورتحساب نوع اول می‌گیرد.
راهنمای اختصاصی این نوع را در مقاله صورتحساب نوع اول چیست بخوانید.
الگوهای صورتحساب نوع اول
نوع اول خودش الگوهای مختلفی برای موقعیت‌های متفاوت دارد؛ مثل فروش عادی، فروش ارزی، طلا و جواهر، بلیط و قرارداد طبق ضوابط فعلی. برای بیشتر کسب‌وکارهای معمولی، الگوی فروش عادی همان چیزی است که روزانه استفاده می‌شود. اگر حوزه خاصی مثل طلا یا صادرات دارید، الگوی مربوط به همان حوزه را از ابتدا درست انتخاب کنید، چون فیلدها و محاسباتش فرق می‌کند.
صورتحساب نوع دوم؛ فروش به مصرف‌کننده نهایی
نوع دوم برای زمانی است که خریدار مصرف‌کننده نهایی است؛ یعنی کالا یا خدمت را برای مصرف خودش می‌خرد، نه برای فروش دوباره یا ثبت در حساب یک کسب‌وکار.
در این نوع، مشخصات کامل و شناسه اقتصادی خریدار لازم نیست و خریدار از بابت آن اعتبار مالیاتی نمی‌گیرد. فروش روزانه مغازه‌ها، خدمات به اشخاص و فروشگاه‌های اینترنتی به مشتری نهایی، نمونه‌های رایج آن است.
مثال: مشتری کالایی به قیمت ۱٬۸۵۰٬۰۰۰ تومان از فروشگاه شما می‌خرد و برای مصرف شخصی استفاده می‌کند. صورتحساب نوع دوم صادر می‌شود؛ سادگی این نوع به معنی بی‌اهمیتی آن نیست، مبلغ و مالیات همچنان باید درست ثبت شود.
شرح کامل شرایط این نوع در مقاله صورتحساب نوع دوم آمده است.
صورتحساب نوع سوم؛ رسید پرداخت
نوع سوم، رسید صادرشده از دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت است که طبق ضوابط فعلی به‌عنوان صورتحساب پذیرفته می‌شود. این نوع بیشتر در فروش‌های خرد و پرداخت‌های حضوری یا برخط کوچک دیده می‌شود.
نکته مهم: هر رسید پرداختی لزوماً همه نیازهای حسابداری شما را پوشش نمی‌دهد. برای مدیریت داخلی، همچنان باید فروش را در سیستم خودتان ثبت کنید تا موجودی، سود و گزارش‌ها درست بماند. رسید پرداخت سند پرداخت است؛ جای دفتر فروش منظم را نمی‌گیرد.
همچنین اگر خریدار کسب‌وکار باشد و فاکتور رسمی با اعتبار بخواهد، رسید کارتخوان جای صورتحساب نوع اول را نمی‌گیرد.
چطور نوع درست را انتخاب کنیم؟ سه پرسش
هنگام صدور، این سه پرسش را بپرسید:
۱. خریدار کیست؟ اگر واحد اقتصادی است و خرید را در حسابش می‌برد، مسیر نوع اول است. اگر مصرف‌کننده نهایی است، نوع دوم یا سوم مطرح می‌شود.
۲. آیا خریدار اعتبار مالیاتی می‌خواهد؟ اگر بله، باید مشخصات کامل او را بگیرید و نوع اول صادر کنید. صدور نوع دوم برای چنین خریداری، مشکل او و بعد مشکل شما می‌شود.
۳. پرداخت و تحویل چطور انجام می‌شود؟ در فروش خرد با کارتخوان ممکن است نوع سوم مطرح باشد، اما اگر فاکتور تفصیلی با اقلام متعدد لازم است، قالب کامل‌تر انتخاب منطقی‌تری است.
اشتباه‌های رایج
- صدور نوع دوم برای شرکت‌ها فقط چون «همیشه همین را می‌زنیم»
- گرفتن مشخصات ناقص خریدار در نوع اول و بی‌اعتبار شدن صورتحساب
- یکی دانستن رسید کارتخوان با فاکتور تفصیلی فروش
- تلاش برای تغییر نوع صورتحساب بعد از صدور، به‌جای استفاده از مسیر اصلاحی یا ابطالی
در صورت اشتباه، راه‌حل معمولاً ویرایش مستقیم سند ثبت‌شده نیست؛ مسیرهای اصلاحی و ابطالی تعریف شده است که در مقاله صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش توضیح داده‌ایم.
نقش شناسه کالا و خدمت در هر سه نوع
در هر نوعی که صادر می‌کنید، اقلام باید با شناسه کالا یا خدمت متناظر ثبت شوند. این شناسه باعث می‌شود مشخص باشد دقیقاً چه چیزی فروخته شده و نرخ مالیاتی آن چیست.
اگر کالایی را با شناسه اشتباه یا نرخ نادرست ثبت کنید، حتی با انتخاب نوع درست هم صورتحساب مشکل دارد. پس فهرست اقلام را یک بار با حوصله آماده کنید؛ درباره این موضوع مقاله «شناسه کالا و خدمت» را ببینید.
جمع‌بندی تصمیم
- فروش به کسب‌وکار همراه با نیاز به اعتبار: نوع اول
- فروش به مصرف‌کننده نهایی با فاکتور: نوع دوم
- فروش خرد مبتنی بر رسید پرداخت: نوع سوم
این سه خط را در دسترس مسئول صدور فاکتور بگذارید. بیشتر خطاها با همین تصمیم ساده در لحظه فروش از بین می‌رود. در نرم‌افزارهایی مثل نراکس که نوع صورتحساب بر اساس نوع مشتری پیشنهاد می‌شود، احتمال این اشتباه کمتر می‌شود، اما بررسی نهایی همیشه با صادرکننده است.
پرسش‌های پرتکرار
آیا می‌توانم برای همه فروش‌ها فقط نوع دوم صادر کنم؟
نه. اگر خریدار کسب‌وکار باشد و به اعتبار مالیاتی و ثبت رسمی خرید نیاز داشته باشد، نوع دوم نیاز او را پوشش نمی‌دهد و باید نوع اول صادر شود.
صورتحساب نوع سوم برای فروش اینترنتی هم کاربرد دارد؟
رسید درگاه پرداخت در شرایط مشخص می‌تواند در قالب نوع سوم مطرح شود، اما برای سفارش‌های تفصیلی فروشگاه اینترنتی، صدور صورتحساب مناسب با اقلام سفارش مدیریت دقیق‌تری می‌دهد.
اگر نوع صورتحساب را اشتباه انتخاب کردم چه کنم؟
صورتحساب ثبت‌شده را خودسرانه تغییر ندهید. طبق ضوابط فعلی از مسیر ابطال و صدور مجدد یا صورتحساب اصلاحی، بسته به نوع خطا، اقدام کنید و مستندات را نگه دارید.
نرخ ارزش افزوده در هر سه نوع فرق می‌کند؟
نرخ به کالا یا خدمت و وضعیت قانونی آن بستگی دارد، نه به نوع صورتحساب. در زمان نگارش این مقاله نرخ عمومی ۱۰٪ است و برخی اقلام معاف یا با شرایط خاص‌اند.