نراکس صورتحساب نوع اول کامل‌ترین نوع صورتحساب الکترونیکی است و زمانی صادر می‌شود که خریدار یک کسب‌وکار یا شخص حقوقی است و مشخصات کامل او، اقلام، مبالغ و مالیات در صورتحساب ثبت می‌شود. خریدار با همین صورتحساب می‌تواند خرید خود را در حساب‌ها ثبت کند و در صورت مشمولیت، اعتبار مالیات بر ارزش افزوده بگیرد.
اگر مشتری شما شرکت، فروشگاه، پیمانکار یا هر واحد اقتصادی دیگری است که «فاکتور رسمی» می‌خواهد، تقریباً همیشه صحبت از نوع اول است.
چه اطلاعاتی در نوع اول ثبت می‌شود؟
بر اساس قالب‌های فعلی، مهم‌ترین بخش‌ها این‌هاست:
- مشخصات فروشنده: نام، شناسه ملی یا کد اقتصادی، نشانی و اطلاعات پرونده
- مشخصات خریدار: نام، شناسه ملی یا شماره اقتصادی و اطلاعات هویتی لازم
- تاریخ و شماره صورتحساب و شناسه یکتای صورتحساب پس از ارسال
- شرح هر قلم با شناسه کالا یا خدمت، مقدار و واحد
- مبلغ واحد، تخفیف، مبلغ قبل از مالیات، مالیات و عوارض هر قلم
- جمع کل و نحوه تسویه: نقدی، نسیه یا ترکیبی
ناقص بودن مشخصات خریدار شایع‌ترین دلیل دردسر در نوع اول است. قبل از صدور، مشخصات را از خود خریدار به‌صورت مکتوب بگیرید؛ حدس زدن از روی فاکتورهای قدیمی یا سربرگ شرکت، دیر یا زود خطا تولید می‌کند.
کی صادر می‌شود؟ سه موقعیت روشن
فروش کالا به کسب‌وکار دیگر. مثل فروش عمده به مغازه، پخش کالا به نمایندگی یا تأمین مواد اولیه برای یک کارگاه.
ارائه خدمت به شرکت یا سازمان. مثل قرارداد تعمیر و نگهداری، خدمات طراحی، مشاوره یا پیمانکاری که کارفرما هزینه را در حساب‌هایش ثبت می‌کند.
فروشی که خریدار برای آن اعتبار مالیاتی می‌خواهد. حتی اگر مبلغ کم باشد، خواست خریدار و ماهیت اقتصادی او تعیین‌کننده است، نه مبلغ.
در مقابل، فروش به مصرف‌کننده نهایی معمولاً مسیر دیگری دارد که در مقاله صورتحساب نوع دوم توضیح داده شده و مقایسه کامل در مقاله انواع صورتحساب الکترونیکی آمده است.
یک مثال کامل عددی
فرض کنید به یک فروشگاه، ۵۰ عدد کالا می‌فروشید:
| قلم | مقدار | مبلغ واحد (تومان) | جمع (تومان) | |---|---|---|---| | کالای الف | ۳۰ | ۲۰۰٬۰۰۰ | ۶٬۰۰۰٬۰۰۰ | | کالای ب | ۲۰ | ۳۵۰٬۰۰۰ | ۷٬۰۰۰٬۰۰۰ | | جمع قبل از مالیات | — | — | ۱۳٬۰۰۰٬۰۰۰ | | ارزش افزوده ۱۰٪ | — | — | ۱٬۳۰۰٬۰۰۰ | | مبلغ قابل پرداخت | — | — | ۱۴٬۳۰۰٬۰۰۰ |
اگر تخفیف دارید، تخفیف باید پیش از محاسبه مالیات و به‌صورت شفاف در صورتحساب بیاید. تخفیف شفاهی خارج از فاکتور، بعداً هم حسابداری شما را به هم می‌ریزد و هم برای خریدار قابل استناد نیست.
تسویه را هم دقیق ثبت کنید: اگر ۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان نقد پرداخت شده و بقیه نسیه است، همین ترکیب در صورتحساب مشخص باشد. اختلاف بین واقعیت پرداخت و فیلد تسویه، از خطاهایی است که در رسیدگی‌ها سؤال ایجاد می‌کند.
مراحل صدور نوع اول، قدم‌به‌قدم
۱. مشتری را درست تعریف کنید. مشخصات حقوقی یا اقتصادی خریدار را کامل و یک بار صحیح وارد کنید و برای خریدهای بعدی از همان پرونده استفاده کنید.
۲. اقلام را با شناسه درست انتخاب کنید. هر قلم باید شناسه کالا یا خدمت و نرخ مالیاتی متناظر داشته باشد.
۳. مبلغ، تخفیف و تسویه را کنترل کنید. جمع‌ها را پیش از ارسال یک بار دستی هم چک کنید، مخصوصاً در فاکتورهای چندقلمی.
۴. در مهلت مقرر ارسال کنید. طبق ضوابط فعلی، مهلت ارسال را جدی بگیرید؛ جزئیات آن در مقاله مهلت ارسال صورتحساب به مودیان آمده است.
۵. رسید و شناسه یکتا را بایگانی کنید. خریدار معمولاً همین شناسه را برای پیگیری در کارپوشه لازم دارد.
۶. واکنش خریدار را پیگیری کنید. خریدار طبق ضوابط فعلی ۳۰ روز برای تأیید یا رد فرصت دارد؛ رد شدن صورتحساب را همان هفته بفهمید، نه ماه بعد.
اعتبار مالیاتی خریدار چرا مهم است؟
وقتی شما ارزش افزوده را روی فاکتور می‌آورید، خریدار مشمول می‌تواند آن مبلغ را به‌عنوان اعتبار مالیاتی خرید در اظهارهای خود منظور کند؛ یعنی مالیاتی که هنگام خرید پرداخته، در محاسبه نهایی او لحاظ می‌شود.
اگر صورتحساب شما ناقص، دیرهنگام یا با مشخصات اشتباه ثبت شود، این اعتبار برای خریدار به خطر می‌افتد. نتیجه عملی‌اش ساده است: مشتری حرفه‌ای، فروشنده‌ای را ترجیح می‌دهد که فاکتور بی‌دردسر صادر کند. صدور درست نوع اول فقط تکلیف قانونی نیست، بخشی از کیفیت خدمات شما به مشتری سازمانی است.
خطاهای رایج و راه پیشگیری
شناسه ملی خریدار اشتباه است. پیشگیری: کپی یا استعلام مشخصات از خود خریدار و قفل کردن ویرایش پرونده مشتری.
نرخ مالیات قلم اشتباه است. بعضی اقلام معاف یا با شرایط خاص‌اند. پیشگیری: نرخ را در تعریف کالا ثابت کنید، نه در هر فاکتور دستی.
تاریخ صدور و ارسال از هم فاصله زیادی دارد. پیشگیری: صدور و ارسال را در یک فرایند روزانه ببندید.
شرح قلم مبهم است. «کالا» یا «خدمات» به‌تنهایی شرح نیست. پیشگیری: نام روشن و قابل فهم بنویسید، طوری که حسابدار خریدار بدون تماس با شما بفهمد چه خریده است.
فاکتور داخلی با صورتحساب ارسالی فرق دارد. پیشگیری: یک منبع واحد برای هر دو داشته باشید؛ دوباره تایپ کردن فاکتور در سامانه یا نرم‌افزار دیگر، کارخانه خطاست.
چک‌لیست قبل از ارسال
- [ ] مشخصات خریدار با مدرک او تطابق دارد
- [ ] شناسه و نرخ مالیاتی همه اقلام درست است
- [ ] تخفیف و جمع‌ها بازبینی شده است
- [ ] نحوه تسویه مطابق واقعیت ثبت شده است
- [ ] تاریخ و شماره صورتحساب صحیح است
- [ ] نسخه داخلی و نسخه ارسالی یکسان‌اند
در محیطی مثل نراکس که مشتری، کالا و فاکتور فروش به هم وصل‌اند، بیشتر این کنترل‌ها هنگام تعریف اولیه انجام می‌شود و برای هر فاکتور فقط بازبینی نهایی می‌ماند.
پرسش‌های پرتکرار
برای اشخاص حقیقی صاحب کسب‌وکار هم نوع اول صادر می‌شود؟
بله، اگر خریدار واحد اقتصادی است و خرید را در حساب کسب‌وکارش ثبت می‌کند و مشخصات اقتصادی او ارائه می‌شود، صدور نوع اول موضوعیت دارد. ملاک، ماهیت خریدار و کاربرد صورتحساب است.
اگر خریدار مشخصات کامل ندهد چه کنم؟
بدون مشخصات لازم، نوع اول کامل صادر نمی‌شود. مشخصات را پیش از تحویل و تسویه نهایی بگیرید و اگر خریدار مصرف‌کننده نهایی است، نوع مناسب همان فروش را انتخاب کنید.
آیا در نوع اول حتماً باید نحوه تسویه مشخص باشد؟
بله، نقدی یا نسیه بودن و ترکیب آن‌ها از فیلدهای صورتحساب است و باید با واقعیت معامله هم‌خوان باشد تا برای هر دو طرف قابل دفاع بماند.
خریدار تا کی فرصت دارد صورتحساب را تأیید کند؟
طبق ضوابط فعلی در زمان نگارش این مقاله، خریدار ۳۰ روز برای تأیید یا رد صورتحساب در کارپوشه فرصت دارد و پس از آن، وضعیت طبق قواعد سامانه تعیین می‌شود که در مقاله واکنش خریدار جداگانه بررسی شده است.