نراکس دفاتر قانونی پلمب، دفتر روزنامه و دفتر کل ثبت‌شده و مهرشده‌ای هستند که شرکت‌ها و برخی صاحبان مشاغل باید رویدادهای مالی خود را به‌ترتیب تاریخ در آن‌ها ثبت کنند. اگر شرکت ثبت‌شده دارید، تقریباً همیشه مشمول هستید؛ اگر صاحب مغازه یا کارگاه هستید، بستگی به گروه مالیاتی و نوع تکالیف شما دارد.
بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک این کار را به روزهای پایانی سال موکول می‌کنند و تازه آن‌وقت متوجه مهلت پلمب می‌شوند. در حالی که پلمب دفاتر یک کار اداری ساده و ارزان در ابتدای سال مالی است که نبودنش می‌تواند باعث رد دفاتر و علی‌الرأس شدن مالیات شود.
دفتر قانونی چیست و چرا پلمب می‌شود؟
دفتر روزنامه جایی است که همه معاملات و رویدادهای مالی روزبه‌روز و به‌ترتیب تاریخ نوشته می‌شود؛ دفتر کل همان اطلاعات را به تفکیک حساب‌ها دسته‌بندی می‌کند تا مانده هر حساب مشخص باشد. پلمب یعنی این دفترها قبل از استفاده، توسط اداره ثبت شرکت‌ها ثبت و شماره‌گذاری و مهر می‌شوند تا امکان جابه‌جایی برگه یا ثبت پسینی از بین برود.
امروزه بخش زیادی از فرایند به‌صورت اینترنتی انجام می‌شود و دفتر فیزیکی از طریق پست ارسال می‌گردد. برخی کسب‌وکارها نیز از دفاتر الکترونیکی طبق ضوابط مربوط استفاده می‌کنند که شرایط آن باید در همان سال بررسی شود.
برای پیوند این موضوع با تکالیف سالانه، راهنمای اظهارنامه عملکرد مشاغل؛ مراحل و مهلت‌ها را هم ببینید.
چه کسانی باید دفتر قانونی داشته باشند؟
به‌طور کلی این گروه‌ها مشمول نگهداری دفاتر هستند:
- همه شرکت‌های ثبت‌شده، فارغ از اندازه و میزان فعالیت، حتی در صورت نداشتن فعالیت
- صاحبان مشاغل گروه اول مالیاتی، مانند دارندگان کارت بازرگانی، کارخانه‌ها، هتل‌ها و برخی مشاغل با فروش بالا طبق ضوابط فعلی
- اشخاصی که طبق مقررات، مکلف به نگهداری دفاتر آیین‌نامه‌ای شده‌اند
مشاغل گروه دوم معمولاً باید اسناد و مدارک درآمد و هزینه را نگه دارند و مشاغل گروه سوم صورت خلاصه درآمد و هزینه ارائه می‌کنند؛ اما اگر داوطلبانه یا به‌حکم فعالیت خود دفتر می‌گیرید، باید اصول تحریر آن را رعایت کنید. تشخیص گروه را از پرونده مالیاتی خود بررسی کنید و به شنیده‌ها تکیه نکنید.
مثال برای مغازه و کارگاه کوچک
یک شرکت فروش تجهیزات با دو شریک، حتی اگر فروش سال اولش فقط ۳۰۰ میلیون تومان باشد، باید دفتر پلمب داشته باشد. اما یک مغازه‌دار حقیقی گروه سوم با فروش ۵۰۰ میلیون تومان، ممکن است تکلیف دفتر روزنامه و کل نداشته باشد، ولی همچنان باید فاکتور خرید، رسید اجاره ۲ میلیون تومانی ماهانه و صورت‌حساب‌های فروش را بایگانی کند. تفاوت در شخصیت حقوقی و گروه مالیاتی است، نه فقط در مبلغ فروش.
مهلت و مراحل پلمب دفاتر
پلمب باید قبل از شروع سال مالی انجام شود. برای بیشتر شرکت‌ها که سال مالی آن‌ها از اول فروردین شروع می‌شود، اقدام در ماه‌های پایانی سال قبل عاقلانه است تا دفتر به‌موقع برسد.
مراحل معمول:
۱. ورود به سامانه اداره ثبت شرکت‌ها و انتخاب بخش پلمب دفاتر قانونی ۲. ثبت اطلاعات شرکت یا شخص، سال مالی، نوع دفتر و تعداد برگ‌ها ۳. پرداخت هزینه‌ها به‌صورت اینترنتی و دریافت کد رهگیری ۴. ارسال مدارک لازم از طریق پست طبق دستور سامانه ۵. دریافت دفترهای پلمب‌شده و نگهداری در محل کسب‌وکار ۶. شروع تحریر از اولین رویداد سال مالی، بدون تأخیر طولانی
اگر شرکت تازه تأسیس است، از زمان ثبت شرکت برای دریافت دفاتر همان سال اقدام کنید و اولین رویدادها مثل سرمایه اولیه و هزینه تأسیس را از قلم نیندازید.
اصول تحریر دفاتر؛ چطور دفتر رد نشود؟
رد دفاتر فقط به نداشتن دفتر محدود نمی‌شود؛ دفتر بدتحریر هم می‌تواند رد شود. این اصول را رعایت کنید:
- رویدادها را با خودکار و خوانا، بدون قلم‌خوردگی و لاک‌گرفتگی بنویسید؛ اصلاح اشتباه روش قانونی خودش را دارد.
- بین سطرها جای خالی نگذارید و برگ سفید رها نکنید.
- ثبت‌ها را به روز نگه دارید؛ نوشتن کل سال در یک هفته پایانی، هم خطا می‌سازد هم قابل تشخیص است.
- جمع‌های دفتر روزنامه را به دفتر کل منتقل کنید و مانده‌ها را کنترل کنید.
- اسناد مثبته هر ثبت، مثل فاکتور خرید ۴ میلیون تومانی یا فیش حقوق، شماره و بایگانی داشته باشد.
در عمل، بهترین روش این است که عملیات روزانه را در نرم‌افزار ثبت کنید و تحریر دفتر را هفتگی از روی گزارش نرم‌افزار انجام دهید؛ این کار خطای جمع و جابه‌جایی تاریخ را بسیار کم می‌کند. ارتباط این نظم با رسیدگی مالیاتی و آمادگی برای آن مستقیم است؛ ممیز اول سراغ تطابق دفتر، اظهارنامه و اسناد می‌رود.
اگر دفتر نگیریم یا دیر بگیریم چه می‌شود؟
نداشتن دفتر یا ارائه نکردن آن در رسیدگی، از مهم‌ترین دلایل رد دفاتر و تعیین مالیات علی‌الرأس یا برآوردی است. علاوه بر آن، طبق مقررات ممکن است جریمه‌هایی بابت عدم ارائه دفاتر اعمال شود. در حالت علی‌الرأس، هزینه‌های شما به‌سادگی پذیرفته نمی‌شود و مالیات می‌تواند بسیار بیشتر از سود واقعی شود؛ مثلاً کارگاهی با سود واقعی ۸۰ میلیون تومان ممکن است با مالیاتی روبه‌رو شود که بر مبنای فروش کامل و ضرایب برآوردی محاسبه شده است.
شرکت بدون فعالیت هم از پلمب معاف نیست؛ باید دفتر سفید را نگه دارد و اظهارنامه عدم فعالیت را طبق مهلت‌ها ارسال کند.
چک‌لیست پلمب و نگهداری دفاتر
| کار | زمان | وضعیت | |---|---|---| | ثبت درخواست پلمب | قبل از شروع سال مالی | ☐ | | دریافت و کنترل شماره برگ‌ها | هنگام تحویل پستی | ☐ | | تحریر هفتگی دفتر روزنامه | هر هفته | ☐ | | انتقال به دفتر کل و مغایرت‌گیری | ماهانه | ☐ | | بایگانی اسناد به‌ترتیب شماره ثبت | هم‌زمان با تحریر | ☐ |
جمع‌بندی کاربردی
پلمب دفاتر را مثل تمدید بیمه، یک کار تقویمی ابتدای سال بدانید: درخواست اینترنتی، پرداخت، ارسال پستی و بعد تحریر منظم هفتگی. اگر این چرخه ساده را نگه دارید، در زمان بستن حساب‌ها و رسیدگی، نصف راه را رفته‌اید. موضوع بستن حساب‌های پایان سال ادامه طبیعی همین نظم است.
ثبت روزانه فروش و خرید در نراکس و گرفتن گزارش‌های دوره‌ای، تحریر دفاتر را از یک کار طاقت‌فرسای پایان سال به یک کار سبک هفتگی تبدیل می‌کند.
پرسش‌های پرتکرار
آیا مغازه‌دار حقیقی هم باید دفتر پلمب بگیرد؟
بستگی به گروه مالیاتی دارد. گروه اول معمولاً مکلف به دفاتر آیین‌نامه‌ای است؛ گروه‌های دوم و سوم تکالیف سبک‌تری دارند. ملاک را از پرونده مالیاتی خود استعلام کنید.
شرکت بدون فعالیت هم دفتر می‌خواهد؟
بله. شرکت ثبت‌شده حتی بدون فعالیت باید دفاتر پلمب داشته باشد و اظهارنامه مربوط را در مهلت مقرر ارسال کند؛ سفید ماندن دفتر به معنای بی‌نیازی از پلمب نیست.
اگر مهلت پلمب بگذرد چه کنیم؟
در اولین فرصت اقدام کنید و تأخیر را مستند نگه دارید. هرچند تأخیر می‌تواند در رسیدگی اثر منفی داشته باشد، گرفتن دفتر با تأخیر از نداشتن آن بهتر است؛ برای سال بعد تقویم یادآور بگذارید.
دفاتر چند سال باید نگهداری شوند؟
دفاتر و اسناد مالی را طبق مقررات برای سال‌های متمادی نگه دارید و تا پایان مهلت‌های رسیدگی و مرور زمان مالیاتی آن‌ها را دور نیندازید؛ بایگانی منظم دیجیتال از اسناد کاغذی هم نسخه پشتیبان خوبی است.