نراکس بیشتر خطاهای ارسال صورتحساب الکترونیکی از چند علت تکراری می‌آیند: شناسه کالا یا خدمت اشتباه، مغایرت مبلغ و مالیات، اطلاعات ناقص خریدار و رد شدن صورتحساب توسط خریدار. خبر خوب این است که تقریباً همه‌شان با یک بررسی کوتاه قبل از ارسال و یک روال ثابت بعد از ارسال قابل پیشگیری‌اند.
اگر هر بار ارسال می‌کنید و با پیام ناموفق برمی‌گردید، مسئله معمولاً سامانه نیست؛ داده‌ای در سند شما با قواعد سامانه نمی‌خواند. در این مقاله خطاها را دسته‌بندی می‌کنیم، برای هرکدام علت و راه‌حل می‌دهیم و در پایان یک چک‌لیست قبل از ارسال می‌سازیم که نرخ خطای شما را به نزدیک صفر می‌رساند. مسیر استاندارد ارسال را هم می‌توانید در مقاله ارسال صورتحساب به سامانه مودیان مرور کنید.
دسته اول: خطاهای مربوط به شناسه کالا و خدمت
این پرتکرارترین دسته است. صورتحساب با شناسه نامعتبر، شناسه‌ای که در فهرست رسمی وجود ندارد یا شناسه‌ای که شرحش با قلم شما نمی‌خواند، یا رد می‌شود یا با نرخ مالیاتی اشتباه ثبت می‌گردد.
راه‌حل: برای هر قلم کالا یا خدمت، شناسه را یک بار از مرجع رسمی دریافت و در مشخصات همان قلم ذخیره کنید تا در همه فاکتورهای بعدی خودکار استفاده شود. وارد کردن دستی شناسه در هر فاکتور، دعوت‌نامه خطاست. روش دریافت شناسه را در مقاله شناسه کالا و خدمت چیست؟ کامل توضیح داده‌ایم.
نشانه تشخیص این خطا معمولاً پیام‌هایی درباره کد قلم، شرح کالا یا نرخ مالیات است. اگر چنین پیامی دیدید، قبل از هر تلاش دوباره، نگاشت شناسه همان قلم را بازبینی کنید؛ ارسال مکرر همان داده اشتباه فقط زمان مهلت شما را می‌سوزاند.
دسته دوم: مغایرت مبلغ، تخفیف و مالیات
سامانه جمع‌های سند شما را دوباره حساب می‌کند. اگر مبلغ خالص، تخفیف، مالیات و مبلغ نهایی با هم نخوانند، صورتحساب برمی‌گردد. علت‌های رایج:
- گرد کردن متفاوت ارقام در نرم‌افزار شما و قواعد سامانه، مخصوصاً در فاکتورهای چندقلمی.
- اعمال تخفیف روی مبلغ نهایی به جای کسر از بهای قلم، به‌طوری که مالیات از مبلغ اشتباه محاسبه شده باشد.
- انتخاب نرخ نادرست؛ مثلاً محاسبه مالیات ۱۰ درصد برای کالای معاف یا برعکس.
یک مثال: فاکتور سه قلم ۲٬۴۰۰٬۰۰۰ تومانی با تخفیف کلی ۴۰۰ هزار تومان. اگر تخفیف بین اقلام توزیع نشود و مالیات روی مبلغ قبل از تخفیف حساب شود، اختلاف مالیات حدود ۴۰ هزار تومان می‌شود و همین اختلاف کوچک کل سند را متوقف می‌کند. قاعده عملی: همیشه مالیات را روی مبلغ پس از تخفیف همان قلم محاسبه کنید و جمع نهایی را قبل از ارسال با یک ماشین‌حساب ساده کنترل کنید.
دسته سوم: اطلاعات خریدار ناقص یا اشتباه
در صورتحساب نوع اول، شناسه ملی یا شماره اقتصادی خریدار قلب سند است. یک رقم جابه‌جا یعنی صورتحساب یا رد می‌شود یا به کارپوشه شخص دیگری می‌رود؛ اتفاقی که هم برای شما دردسر اصلاح دارد و هم برای خریدار که منتظر اعتبار مالیاتی‌اش است.
راه‌حل: اطلاعات هویتی مشتریان ثابت را یک بار با دقت از روی مدارک رسمی در سیستم ثبت کنید و در هر فروش فقط انتخاب کنید، نه اینکه دوباره تایپ کنید. برای مشتری جدید، قبل از صدور فاکتور بزرگ، مشخصات را با خودش تطبیق دهید. اگر صورتحساب با مشخصات اشتباه ارسال و پذیرفته شد، مسیر درست صورتحساب اصلاحی و ابطالی است، نه صدور یک فاکتور تازه بدون ارجاع.
دسته چهارم: رد شدن توسط خریدار و بی‌خبری فروشنده
گاهی ارسال فنی موفق است، اما خریدار صورتحساب را رد می‌کند؛ چون مبلغ با توافق نمی‌خواند، کالا برگشته یا شرح خدمت متفاوت است. اگر فروشنده وضعیت صورتحساب‌هایش را دنبال نکند، هفته‌ها بعد و هنگام بستن ماه متوجه می‌شود چند سند ردشده روی دستش مانده است.
راه‌حل: فهرست صورتحساب‌های ردشده را دست‌کم هفته‌ای یک بار مرور کنید، برای هرکدام علت را از خریدار بپرسید و اصلاحیه را سریع صادر کنید. مهلت‌ها را هم فراموش نکنید: خریدار طبق ضوابط فعلی ۳۰ روز برای واکنش فرصت دارد و پس از آن، صورتحساب تأییدشده تلقی می‌شود؛ جزئیاتش در مقاله «تأیید یا رد صورتحساب توسط خریدار» آمده است.
دسته پنجم: خطاهای ارتباطی و مهلت
قطعی اینترنت، اختلال مقطعی سامانه یا منقضی شدن دسترسی ارسال، خطاهای ارتباطی می‌سازند. این‌ها معمولاً با تلاش دوباره حل می‌شوند، اما اگر ارسال را همیشه به روز آخر مهلت موکول کنید، همین اختلال چندساعته شما را از مهلت قانونی عبور می‌دهد.
طبق ضوابط فعلی مهلت ارسال مستقیم حدود ۱۲ روز است. قانون نانوشته کاربران باتجربه این است: ارسال روزانه. وقتی هر روز ارسال می‌کنید، یک روز اختلال فقط یک روز عقب‌افتادگی است، نه بحران پایان مهلت. همچنین وضعیت هر ارسال را همان لحظه ببینید؛ «ارسال شد» در نرم‌افزار شما باید با «پذیرش و شماره مالیاتی» همراه باشد، وگرنه کاری تمام نشده است.
چک‌لیست طلایی قبل از ارسال
| بررسی | سؤال کنترل | |---|---| | خریدار | شناسه و نام خریدار دقیقاً مطابق مدرک رسمی است؟ | | اقلام | هر قلم شناسه کالا یا خدمت و نرخ درست دارد؟ | | مبالغ | جمع اقلام منهای تخفیف، به‌علاوه مالیات، برابر مبلغ نهایی است؟ | | نوع صورتحساب | برای مشتری مؤدی نوع اول و برای مصرف‌کننده نهایی نوع دوم انتخاب شده؟ | | تاریخ و سریال | تاریخ و شماره سند با ترتیب داخلی شما سازگار است؟ |
اجرای این پنج کنترل، کمتر از یک دقیقه طول می‌کشد و بیشتر خطاهای این مقاله را قبل از تولد خفه می‌کند. در نرم‌افزارهایی مانند نراکس، بخشی از این کنترل‌ها به‌صورت خودکار روی سند انجام می‌شود و وضعیت هر ارسال هم کنار همان فاکتور فروش دیده می‌شود؛ با این حال شناخت دستی خطاها همچنان لازم است، چون روزی که پیامی ناآشنا ببینید، باید بدانید از کدام دسته است و از کجا شروع کنید.
پرسش‌های پرتکرار
صورتحسابم ناموفق شد؛ دوباره همان را ارسال کنم؟
اول علت خطا را از متن پیام پیدا و داده را اصلاح کنید، بعد ارسال کنید. ارسال دوباره همان داده بدون اصلاح، همان نتیجه را می‌دهد و فقط از مهلت شما کم می‌کند.
اگر مهلت ارسال یک صورتحساب بگذرد چه می‌شود؟
ارسال خارج از مهلت تخلف محسوب می‌شود و می‌تواند ریسک جریمه ماده ۲۲ را ایجاد کند. طبق ضوابط فعلی مهلت ارسال مستقیم حدود ۱۲ روز است؛ اگر از آن عبور کردید، سند را در اولین فرصت ارسال و علت تأخیر را برای خودتان مستند کنید.
خطای مغایرت مبلغ معمولاً از کجاست؟
از سه جا: توزیع نکردن تخفیف بین اقلام، محاسبه مالیات روی مبلغ قبل از تخفیف و گرد کردن ناهماهنگ ارقام. جمع‌های سند را قبل از ارسال دستی کنترل کنید؛ در ۹۰ درصد موارد علت در همین سه مورد پیدا می‌شود.
خریدار صورتحساب را رد کرده؛ آیا باید از اول فاکتور بزنم؟
خیر. مسیر درست، بسته به علت رد، صدور صورتحساب اصلاحی با ارجاع به سند اصلی یا صورتحساب ابطالی است. فاکتور تازه بدون ارجاع، زنجیره اسناد را به هم می‌ریزد و در رسیدگی مغایرت می‌سازد.