نراکس شناسه یکتای حافظه مالیاتی، شناسه‌ای است که حافظه مالیاتی شما را در سامانه مودیان مشخص می‌کند و برای ارسال مستقیم صورتحساب به آن نیاز دارید. این شناسه از داخل کارپوشه و بخش حافظه مالیاتی دریافت می‌شود و در مسیر ارسال مستقیم، با جفت کلید عمومی و خصوصی شما همراه است.
بدون این شناسه، صورتحساب شما به حافظه مشخصی وصل نیست و ارسال مستقیم معنا پیدا نمی‌کند.
حافظه مالیاتی یعنی چه؟
حافظه مالیاتی را مثل یک صندوق ثبت رسمی برای صورتحساب‌های خود در نظر بگیرید: هر صورتحسابی که ارسال می‌کنید باید معلوم باشد از کدام حافظه آمده است. شناسه یکتا، برچسب همین صندوق است.
سه شناسه را با هم اشتباه نگیرید:
| شناسه | چیست | کی تولید می‌شود | |---|---|---| | شناسه یکتای حافظه مالیاتی | مشخص‌کننده حافظه مالیاتی شما | هنگام تعریف حافظه در کارپوشه | | شناسه یکتای صورتحساب | مشخص‌کننده هر صورتحساب | پس از ارسال موفق هر صورتحساب | | شناسه کالا و خدمت | مشخص‌کننده قلم فروخته‌شده | از فهرست‌های استاندارد سامانه |
این تفکیک ساده، نیمی از سردرگمی‌های شروع کار را حل می‌کند. درباره سومی در مقاله شناسه کالا و خدمت بیشتر بخوانید.
پیش‌نیازهای دریافت شناسه
- پرونده مالیاتی فعال و اطلاعات به‌روز
- دسترسی به کارپوشه در سامانه مودیان؛ اگر هنوز نساخته‌اید از راهنمای ثبت‌نام در سامانه مودیان شروع کنید
- تصمیم درباره روش ارسال: مستقیم یا از طریق شرکت معتمد
- برای ارسال مستقیم: امکان ساخت جفت کلید و نگهداری امن فایل کلید خصوصی
اگر از شرکت معتمد استفاده می‌کنید، معمولاً حافظه و شناسه از مسیر همان شرکت تعریف می‌شود و کلیدها دست شما نیست. این مقاله بیشتر مسیر ارسال مستقیم را پوشش می‌دهد.
قدم‌به‌قدم دریافت شناسه یکتا
قدم اول: ورود به کارپوشه. با حساب پرونده مالیاتی وارد سامانه مودیان و کارپوشه خود شوید.
قدم دوم: رفتن به بخش حافظه مالیاتی. در منوی کارپوشه، بخش مربوط به مدیریت حافظه مالیاتی و شناسه یکتا را باز کنید.
قدم سوم: ساخت جفت کلید. با ابزارهای استاندارد ساخت کلید، یک کلید خصوصی و یک کلید عمومی بسازید. کلید عمومی برای سامانه است و کلید خصوصی فقط نزد شما می‌ماند. در برخی مسیرها گواهی امضای الکترونیکی و بارگذاری گواهی نیز مطرح است؛ طبق ضوابط فعلی و راهنمای همان بخش عمل کنید.
قدم چهارم: بارگذاری کلید عمومی. کلید عمومی ساخته‌شده را در فیلد مربوط بارگذاری کنید. خطای قالب فایل در همین مرحله زیاد دیده می‌شود؛ فایل را دقیقاً با همان قالبی که سامانه می‌خواهد آماده کنید.
قدم پنجم: دریافت و ثبت شناسه. سامانه شناسه یکتای حافظه را صادر می‌کند. آن را در جای مشخصی ثبت کنید و در نرم‌افزار صدور صورتحساب خود وارد کنید.
قدم ششم: ارسال آزمایشی. یک صورتحساب کم‌مبلغ و واقعی بفرستید و رسید بگیرید. شناسه بدون تست موفق، فقط یک رشته کاراکتر است.
محیط کارپوشه و بخش‌های دیگرش در مقاله کارپوشه مودیان معرفی شده است.
کلید خصوصی را چطور نگه داریم؟
کلید خصوصی مثل مهر و امضای دیجیتال کسب‌وکار شماست. قواعد نگهداری آن ساده و جدی است:
- آن را در پیام‌رسان‌ها برای همکاران نفرستید و در فایل‌های مشترک عمومی نگذارید.
- یک نسخه پشتیبان رمزگذاری‌شده در محل امن جداگانه داشته باشید.
- دسترسی فقط با مسئول صدور صورتحساب و مدیر کسب‌وکار باشد.
- اگر رایانه مسئول صدور عوض شد، انتقال کلید را آگاهانه و مستند انجام دهید.
- اگر احتمال افشای کلید وجود دارد، موضوع را فوری با پشتیبانی و مسیرهای رسمی پیگیری و حافظه را طبق ضوابط تعیین تکلیف کنید.
بیشتر فاجعه‌های این حوزه از هک پیچیده نیست؛ از فرستادن فایل کلید در یک گروه کاری یا گم شدن تنها نسخه آن است.
خطاهای رایج و راه حل
کلید عمومی قبول نمی‌شود. معمولاً قالب فایل یا ناهماهنگی بین کلید بارگذاری‌شده و کلید خصوصی مورد استفاده در امضاست. جفت کلید را از نو و یکجا بسازید و هر دو را با هم نگه دارید.
امضا نامعتبر گزارش می‌شود. کلید خصوصی استفاده‌شده با کلید عمومی ثبت‌شده یکی نیست، یا فایل در مسیر نرم‌افزار اشتباه معرفی شده است. تنظیمات را با همان فایل‌های اصلی بازبینی کنید.
شناسه دارم ولی ارسال انجام نمی‌شود. شناسه تنها یکی از اجزاست؛ اینترنت، قالب صورتحساب، شناسه اقلام و وضعیت کارپوشه هم باید درست باشد. خطا را مرحله‌به‌مرحله جدا کنید: اول اتصال، بعد قالب، بعد امضا.
برای شعبه جدید همان شناسه قبلی را استفاده کرده‌ایم. ساختار شعب و حافظه‌ها را طبق پرونده و ضوابط فعلی تعریف کنید تا گزارش هر محل قابل تفکیک بماند.
شناسه در نرم‌افزار صدور کجا می‌نشیند؟
در نرم‌افزار صدور صورتحساب، معمولاً در بخش تنظیمات اتصال به سامانه مودیان این موارد کنار هم وارد می‌شود: شناسه یکتای حافظه، فایل یا مسیر کلید خصوصی و اطلاعات پرونده. در نراکس نیز این تنظیمات در بخش اتصال سامانه مودیان نگهداری می‌شود تا برای هر فاکتور لازم نباشد دوباره وارد شود.
پس از تنظیم، حتماً یک ارسال آزمایشی از همان نرم‌افزار انجام دهید؛ موفقیت در محیط دیگری از سامانه، موفقیت اتصال نرم‌افزار شما را ثابت نمی‌کند.
چک‌لیست دریافت و نگهداری
- [ ] کارپوشه فعال و اطلاعات پرونده درست است
- [ ] روش ارسال (مستقیم یا معتمد) مشخص است
- [ ] جفت کلید ساخته و کلید عمومی بارگذاری شده است
- [ ] شناسه یکتا ثبت و در نرم‌افزار وارد شده است
- [ ] کلید خصوصی پشتیبان امن دارد و دسترسی‌اش محدود است
- [ ] ارسال آزمایشی با رسید موفق انجام شده است
پرسش‌های پرتکرار
آیا هر کسب‌وکار فقط یک شناسه یکتا دارد؟
بسته به ساختار پرونده، شعب و حافظه‌های تعریف‌شده ممکن است بیش از یک حافظه و شناسه داشته باشید. مبنا، تعریفی است که در کارپوشه طبق ضوابط فعلی انجام می‌دهید.
اگر کلید خصوصی را گم کنم چه می‌شود؟
بدون کلید خصوصی، امضای ارسال مستقیم با حافظه فعلی ممکن نیست. باید از مسیرهای تعریف‌شده در سامانه برای تعیین تکلیف حافظه و ساخت کلید و شناسه جدید اقدام کنید و مستندات را نگه دارید.
شناسه یکتا را باید به مشتریانم بدهم؟
مشتری برای پیگیری خرید خود بیشتر با شناسه یکتای صورتحساب سروکار دارد. شناسه حافظه و به‌ویژه کلید خصوصی، اطلاعات داخلی کسب‌وکار شماست و نباید منتشر شود.
دریافت شناسه چقدر طول می‌کشد؟
اگر پرونده کامل و کلیدها آماده باشد، خود فرایند در کارپوشه زمان زیادی نمی‌گیرد. زمان اصلی معمولاً صرف آماده‌سازی پیش‌نیازها و رفع خطاهای قالب کلید می‌شود.