نراکس برگشت از فروش یعنی کالایی که فروخته‌اید به شما برمی‌گردد و باید فروش، موجودی انبار و حساب مشتری هم‌زمان اصلاح شود؛ برگشت از خرید هم مسیر برعکس آن است، یعنی کالای خریداری‌شده را به تأمین‌کننده پس می‌دهید و حساب او و انبارتان اصلاح می‌شود. مرجوعی را اگر با سند جدا و در همان روز ثبت نکنید، انبار، سود و مانده مشتری هر سه به‌تدریج از واقعیت فاصله می‌گیرند.
تقریباً هیچ فروشگاهی بدون مرجوعی نیست؛ تفاوت فروشگاه‌های منظم با بقیه در «داشتن مرجوعی» نیست، در «ثبت درست مرجوعی» است. در این مقاله مسیر هر دو نوع برگشت را کامل می‌چینیم.
برگشت از فروش چه زمانی اتفاق می‌افتد؟
رایج‌ترین دلیل‌ها:
- کالای معیوب یا آسیب‌دیده در حمل
- اشتباه در ارسال؛ مدل، رنگ یا تعداد نادرست
- پشیمانی یا تعویض کالا توسط مشتری طبق شرایط فروشگاه
- مغایرت کالا با سفارش سازمانی مشتری
قبل از هر ثبت، یک تصمیم مهم بگیرید: کالا قابل فروش دوباره هست یا نه. کالای سالم و پلمب به موجودی قابل فروش برمی‌گردد؛ کالای بازشده یا معیوب باید به موجودی ضایعات یا مرجوعی به تأمین‌کننده برود، نه قفسه فروش. قاطی شدن این دو، یعنی دفعه بعد همان کالای معیوب دوباره به یک مشتری دیگر فروخته می‌شود.
ثبت برگشت از فروش؛ قدم‌به‌قدم
۱. فاکتور اصلی را پیدا کنید. برگشت باید به فاکتور فروش مشخصی وصل شود؛ کالا، تعداد و قیمت همان فاکتور مبنای برگشت است. برای همین شماره‌گذاری و بایگانی منظم فاکتورها که در مقاله شماره‌گذاری و سریال فاکتور توضیح داده شده، این‌جا به کارتان می‌آید.
۲. کالا را تحویل و بازرسی کنید. تعداد و وضعیت کالا را هنگام تحویل از مشتری چک کنید، مخصوصاً در مرجوعی‌های با تأخیر.
۳. سند برگشت از فروش صادر کنید. در این سند مشخص است: مشتری، فاکتور مرجع، اقلام برگشتی، تعداد، مبلغ برگشتی و دلیل برگشت.
۴. اثر مالی را تعیین کنید. سه حالت رایج: برگشت وجه به مشتری، کسر از بدهی او اگر خرید نسیه بوده، یا تبدیل به اعتبار برای خرید بعدی. هرکدام را انتخاب کردید همان لحظه در حساب مشتری اعمال کنید.
۵. انبار را اصلاح کنید. کالای سالم به موجودی برمی‌گردد و کالای معیوب به انبار ضایعات یا قرنطینه می‌رود.
مثال عددی برگشت از فروش
مشتری از فاکتور ۱۰ عددی کالا به قیمت واحد ۳۰۰٬۰۰۰ تومان، ۲ عدد را برمی‌گرداند:
- مبلغ برگشتی کالا: ۲ × ۳۰۰٬۰۰۰ = ۶۰۰٬۰۰۰ تومان
- اگر روی فاکتور تخفیف داده شده بود، سهم تخفیف این ۲ عدد هم باید برگردد؛ مثلاً با تخفیف کلی ۱۰٪، مبلغ مؤثر برگشتی ۵۴۰٬۰۰۰ تومان است.
- اگر فاکتور مشمول ارزش افزوده بوده، ارزش افزوده سهم برگشتی هم باید در محاسبات دوره اصلاح شود.
نکته مثال: مبلغ برگشتی همیشه «تعداد × قیمت روی فاکتور» نیست؛ تخفیف و شرایط همان فاکتور روی مبلغ برگشتی اثر می‌گذارد. نحوه اثر تخفیف بر فاکتور در مقاله تخفیف در فاکتور توضیح داده شده است.
آثار برگشت از فروش روی گزارش‌ها
برگشت از فروش سه گزارش اصلی را تغییر می‌دهد. اول فروش خالص کم می‌شود؛ فروش واقعی ماه شما برابر است با جمع فاکتورها منهای برگشتی‌ها، و اگر برگشتی را ثبت نکنید سودتان را بیشتر از واقعیت می‌بینید. دوم بهای تمام‌شده اصلاح می‌شود؛ کالای برگشتی با همان بهای تمام‌شده زمان فروش به انبار برمی‌گردد و سود آن فروش خاص خنثی می‌شود. سوم موجودی انبار بالا می‌رود و اگر این قدم فراموش شود، در فروش بعدی سیستم موجودی منفی یا کسری نشان می‌دهد.
در حسابداری دوبل، برگشت از فروش یک ثبت معکوس نسبت به فروش است: درآمد فروش و حساب مشتری یا صندوق اصلاح می‌شود و موجودی کالا برمی‌گردد. همین ساختار معکوس را در برگشت از خرید هم می‌بینیم.
برگشت از خرید؛ وقتی شما کالا را پس می‌دهید
برگشت از خرید زمانی است که کالای خریداری‌شده را به تأمین‌کننده برمی‌گردانید؛ به دلیل عیب، مغایرت با سفارش، کسری کیفیت یا توافق قبلی. مسیر ثبت آن:
۱. با تأمین‌کننده توافق کنید و تأیید برگشت بگیرید؛ کالای تأمین‌کننده را بدون هماهنگی پس نفرستید.
۲. سند برگشت از خرید صادر کنید با ارجاع به فاکتور خرید اصلی؛ مسیر آن فاکتور را در مقاله فاکتور خرید مرور کرده‌ایم.
۳. کالا را از انبار خارج کنید؛ موجودی باید همان روز کم شود، نه وقتی باربر رسید.
۴. اثر مالی را مشخص کنید: کسر از بدهی شما به تأمین‌کننده، دریافت وجه یا اعتبار برای خرید بعدی.
مثال عددی برگشت از خرید
از خرید ۵۰ عددی کالا با قیمت واحد ۱۲۰٬۰۰۰ تومان، ۵ عدد معیوب برگشت داده می‌شود:
- مبلغ برگشتی: ۵ × ۱۲۰٬۰۰۰ = ۶۰۰٬۰۰۰ تومان از حساب پرداختنی تأمین‌کننده کم می‌شود.
- اگر برای این خرید حمل هم پرداخت کرده بودید، تکلیف سهم حمل این ۵ قلم را در توافق برگشت روشن کنید؛ بعضی تأمین‌کننده‌ها حمل برگشت را هم تقبل می‌کنند و بعضی نه.
برگشت و سامانه مودیان؛ نکته مالیاتی مهم
اگر فاکتور اصلی به‌صورت صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان صادر شده باشد، برگشت کالا هم باید از همان مسیر رسمی اصلاح شود؛ یعنی بسته به وضعیت صورتحساب، صورتحساب اصلاحی یا ابطالی صادر می‌شود و برگشت در اسناد مالیاتی دوره دیده می‌شود. نرخ ارزش افزوده در این محاسبات ۱۰٪ است و سهم برگشتی باید دقیقاً متناسب با مبلغ برگشتی اصلاح شود، نه با عدد حدسی.
جزئیات انتخاب بین اصلاحی و ابطالی را در مقاله صورتحساب اصلاحی و ابطالی و انواع صورتحساب را در مقاله انواع صورتحساب الکترونیکی بخوانید. قاعده عملی: هر تغییری در فروش رسمی، باید سند رسمی متناظر داشته باشد؛ اصلاح شفاهی یا دستی در فایل‌های داخلی کافی نیست.
سیاست مرجوعی شفاف؛ نصف راه حل
بخش بزرگی از اختلاف‌های مرجوعی از نبود سیاست روشن می‌آید. شرایط برگشت را از قبل و مکتوب مشخص کنید:
- مهلت برگشت؛ مثلاً تا ۷ روز برای کالای سالم و بدون قید زمانی برای عیب فنی
- وضعیت قابل قبول کالا؛ پلمب، استفاده‌نشده یا همراه با همه متعلقات
- موارد غیرقابل برگشت طبق ماهیت کالا و قوانین
- روش جبران؛ برگشت وجه، تعویض یا اعتبار خرید
- اینکه هزینه ارسال برگشتی با چه کسی است
این شرایط را روی فاکتور یا برگه همراه کالا بنویسید تا هنگام مرجوعی، مذاکره از صفر شروع نشود.
خطاهای رایج در ثبت مرجوعی
حذف یا ویرایش فاکتور اصلی: اشتباه‌ترین کار ممکن است. فاکتور اصلی باید بماند و برگشت با سند جدا به آن وصل شود تا تاریخچه معامله کامل باشد.
برگرداندن پول بدون سند: هر برگشت وجهی باید سند برگشت داشته باشد؛ وگرنه در بستن صندوق، کسری بدون توضیح می‌ماند.
برگرداندن کالای معیوب به قفسه فروش: کالای برگشتی را اول بازرسی و جدا کنید، بعد درباره قابل فروش بودنش تصمیم بگیرید.
ثبت دیرهنگام: مرجوعی هفته قبل را امروز ثبت نکنید؛ تاریخ سند باید روز تحویل کالا باشد تا گزارش‌های همان دوره درست بمانند.
در نراکس (nerax.ir) برگشت از فروش و خرید با ارجاع به فاکتور اصلی ثبت می‌شود و انبار، حساب مشتری یا تأمین‌کننده و سود، هم‌زمان و خودکار اصلاح می‌شوند.
جمع‌بندی
برگشت، بخشی طبیعی از فروش است و وقتی دردسر می‌شود که بدون سند، دیر یا ناقص ثبت شود. برای هر مرجوعی سند جدا با ارجاع به فاکتور اصلی صادر کنید، وضعیت کالا را قبل از برگشت به انبار مشخص کنید، اثر مالی را همان روز در حساب طرف مقابل بنشانید و در فروش‌های رسمی، مسیر صورتحساب اصلاحی سامانه مودیان را فراموش نکنید. با همین چهار عادت، مرجوعی از منبع اختلاف به یک روال عادی و بی‌حاشیه تبدیل می‌شود.
پرسش‌های پرتکرار
آیا برای برگشت کالا می‌توان فاکتور اصلی را حذف کرد؟
نه. فاکتور اصلی سند معامله انجام‌شده است و باید بماند. برگشت با سند برگشت از فروش جداگانه و با ارجاع به همان فاکتور ثبت می‌شود تا هم تاریخچه کامل باشد و هم گزارش‌های مالی قابل پیگیری بمانند.
مبلغ برگشتی مشتری را نقدی بدهم یا از حسابش کم کنم؟
بستگی به نوع فروش دارد. در فروش نقدی معمولاً وجه برگردانده یا به اعتبار خرید تبدیل می‌شود؛ در فروش نسیه ساده‌ترین و شفاف‌ترین راه، کسر مبلغ برگشتی از بدهی مشتری است. در هر حالت سند برگشت باید روش جبران را مشخص کند.
کالای برگشتی معیوب را در انبار کجا ثبت کنم؟
در موجودی قابل فروش ثبتش نکنید. آن را در انبار ضایعات یا بخش قرنطینه نگه دارید تا تکلیفش روشن شود؛ تعمیر، برگشت به تأمین‌کننده یا اسقاط. این جداسازی جلوی فروش دوباره کالای معیوب را می‌گیرد.
برگشت از فروش چه اثری روی مالیات بر ارزش افزوده دارد؟
اگر فاکتور اصلی با ارزش افزوده صادر شده، سهم ارزش افزوده مبلغ برگشتی با نرخ ۱۰٪ باید در محاسبات همان دوره اصلاح شود. در صورتحساب‌های الکترونیکی این اصلاح از مسیر صورتحساب اصلاحی یا ابطالی در سامانه مودیان انجام می‌شود.