نراکس قرارداد فروش ساده یک متن یک تا سه صفحه‌ای است که مشخصات دو طرف، موضوع فروش، قیمت و روش پرداخت، زمان تحویل، ضمانت و تکلیف اختلاف را روشن می‌کند. برای معامله‌های بزرگ‌تر از خرید روزانه، مخصوصاً فروش نسیه و سفارش ساخت، همین چند بند ساده جلوی بیشتر اختلاف‌ها و طلب‌های سوخته را می‌گیرد.
بسیاری از مغازه‌داران قرارداد را کار شرکت‌های بزرگ می‌دانند و به قول شفاهی و آشنایی اکتفا می‌کنند. اما اختلاف معمولاً با غریبه پیش نمی‌آید؛ با همان مشتری آشنا پیش می‌آید، وقتی حافظه دو طرف از توافق یک جور نیست. این راهنما نشان می‌دهد قرارداد ساده را چطور بنویسید. توجه: این متن راهنمای عمومی است و برای قراردادهای سنگین حتماً با وکیل یا مشاور حقوقی مشورت کنید.
قرارداد لازم است یا فاکتور کافی است؟
برای خرید نقدی روزمره، فاکتور کامل کافی است. قرارداد وقتی لازم می‌شود که یکی از این‌ها باشد: مبلغ معامله بالاست، پرداخت نسیه یا چندمرحله‌ای است، تحویل در آینده است، کالا سفارشی ساخته می‌شود یا خدمات و نصب هم کنار فروش هست.
تفاوت نقش‌ها ساده است: فاکتور سند انجام معامله است، قرارداد سند توافق قبل و حین معامله. در فروش نسیه، هر دو را داشته باشید؛ قرارداد شرایط را تعیین می‌کند و فاکتورها مقدارهای تحویلی را ثابت می‌کنند. این ترکیب با روش فروش نسیه و پرونده اعتباری مشتری کامل می‌شود.
بند اول: مشخصات کامل دو طرف
قرارداد بدون هویت دقیق، روی هوا نوشته شده است. برای هر طرف بنویسید:
- نام و نام خانوادگی یا نام شرکت
- کد ملی یا شناسه ملی و شماره ثبت برای شرکت‌ها
- نشانی کامل و کد پستی
- شماره تماس ثابت و همراه
- نام نماینده و سمت او، اگر امضاکننده خود صاحب کار نیست
برای مشتری حقوقی، مطمئن شوید امضاکننده حق امضا دارد؛ نام او باید در آخرین آگهی تغییرات شرکت آمده باشد. کپی مدارک هویتی را پیوست کنید و در قرارداد بنویسید پیوست جزء قرارداد است. همین دقت ساده، همان کاری است که در اعتبارسنجی مشتری هم انجام می‌دهید.
بند دوم: موضوع قرارداد و مشخصات دقیق کالا یا خدمت
قلب قرارداد همین بند است. موضوع را آن‌قدر دقیق بنویسید که شخص ثالث هم بفهمد چه چیزی فروخته شده است:
- نام، مدل، برند و مشخصات فنی کالا
- تعداد، واحد و رنگ یا سایز
- نو یا کارکرده بودن و وضعیت ظاهری، اگر مهم است
- اقلام همراه: لوازم جانبی، دفترچه، گارانتی‌نامه
برای خدمات، شرح خروجی و مراحل را بنویسید؛ همان دقتی که در فاکتور خدمات لازم است. اگر مشخصات در جدول یا پیش‌فاکتور جداگانه آمده، آن را پیوست شماره‌دار کنید و در متن بنویسید «مطابق پیوست یک». هرگز به «کالای مورد توافق شفاهی» اکتفا نکنید؛ این عبارت در اختلاف هیچ کمکی نمی‌کند.
بند سوم: مبلغ و روش پرداخت شفاف
بیشتر اختلاف‌های فروش از همین بند شروع می‌شود. این موارد را عدد و تاریخ‌دار بنویسید:
- مبلغ کل به عدد و حروف
- مالیات بر ارزش افزوده جدا است یا داخل مبلغ؟
- پیش‌پرداخت: مبلغ و تاریخ و روش واریز
- اقساط یا چک‌ها: مبلغ، تاریخ و شماره هر چک
- شماره حساب یا شبای دریافت‌کننده
- وجه التزام دیرکرد: مثلاً مبلغی مشخص به ازای هر روز تأخیر، در حد متعارف
مثال: «مبلغ کل قرارداد ۱۲۰ میلیون تومان است. خریدار ۳۰ میلیون تومان هم‌زمان با امضا واریز می‌کند، ۵۰ میلیون تومان با چک صیادی به تاریخ ۱۵ آذرماه و مانده ۴۰ میلیون تومان حداکثر تا ۱۰ روز پس از تحویل کامل پرداخت می‌شود. مالیات بر ارزش افزوده بر عهده خریدار و جدا از مبلغ فوق محاسبه می‌شود.»
همین یک پاراگراف، نصف دعواهای آینده را خاموش می‌کند. اگر چک می‌گیرید، ثبت صیادی و تطبیق مبلغ و تاریخ را همان روز امضا کنترل کنید.
بند چهارم: تحویل، حمل و انتقال ریسک
مشخص کنید:
- تاریخ یا بازه تحویل و محل تحویل
- هزینه حمل و بارگیری با کیست
- کالا چه زمانی تحویل‌شده محسوب می‌شود؛ امضای صورت‌جلسه تحویل بهترین معیار است
- از چه لحظه‌ای مسئولیت خرابی یا کسری با خریدار است
- اگر تحویل دیر شد، تکلیف چیست؛ مهلت اضافه یا حق فسخ
برای تحویل مرحله‌ای، جدول مرحله‌ها را بنویسید و برای هر مرحله صورت‌جلسه جدا بگیرید. کالایی که بدون رسید تحویل شود، در اختلاف انگار تحویل نشده است. یک امضای ساده روی برگه تحویل، ارزان‌ترین بیمه شماست.
بند پنجم: ضمانت، مرجوعی و خدمات پس از فروش
انتظار مشتری را از اول مدیریت کنید:
- مدت و شرایط گارانتی و اینکه گارانتی با کدام شرکت است
- چه ایرادهایی شامل ضمانت نمی‌شود؛ مثل ضربه و استفاده نادرست
- مهلت اعلام عیب پنهان پس از تحویل، مثلاً ۴۸ ساعت برای کسری و آسیب ظاهری
- شرایط مرجوعی کالای سالم: آیا قبول می‌کنید؟ با چه کسر یا شرایطی؟
نوشتن «کالای فروخته‌شده پس گرفته نمی‌شود» به‌تنهایی کافی نیست؛ برای عیب ذاتی کالا قانون از خریدار حمایت می‌کند. متن منصفانه‌ای بنویسید که هم حق قانونی مشتری را رعایت کند هم جلوی سوءاستفاده را بگیرد.
بند ششم: فسخ و حل اختلاف
قرارداد خوب، راه خروج را هم نشان می‌دهد:
- در چه شرایطی هر طرف می‌تواند فسخ کند؛ مثل تأخیر طولانی در پرداخت یا تحویل
- تکلیف پیش‌پرداخت و کالای تحویل‌شده پس از فسخ
- مرجع حل اختلاف: اول مذاکره، بعد داوری یا دادگاه محل مشخص
بند حل اختلاف را کوتاه و واقعی بنویسید. برای معامله‌های کوچک، تعیین «دادگاه محل وقوع فروشگاه» و تلاش برای داوری یک فرد مرضی‌الطرفین در بازار، معمولاً عملی‌تر از متن‌های پیچیده است.
چک‌لیست امضا و نگهداری قرارداد
قبل از امضا این فهرست را رد کنید:
- [ ] مشخصات دو طرف کامل و مطابق مدرک است
- [ ] موضوع و مشخصات کالا یا خدمت دقیق است
- [ ] مبلغ به عدد و حروف و تکلیف مالیات روشن است
- [ ] چک‌ها و سررسیدها با تاریخ دقیق نوشته شده‌اند
- [ ] تحویل و صورت‌جلسه تحویل تعریف شده است
- [ ] ضمانت و مرجوعی صریح است
- [ ] همه صفحه‌ها امضا و در صورت لزوم اثر انگشت شده‌اند
- [ ] پیوست‌ها شماره دارند و در متن نام برده شده‌اند
- [ ] هر طرف یک نسخه اصل کامل دارد
قراردادها را بر اساس نام مشتری و تاریخ بایگانی کنید و نسخه اسکن‌شده را هم نگه دارید. قرارداد گم‌شده، در روز اختلاف تقریباً مثل قرارداد نانوشته است.
سه اشتباه رایج در قراردادهای مغازه‌ای
۱. کپی قرارداد نامرتبط از اینترنت: متنی پر از بندهای نامفهوم که نصفش به کار شما نمی‌آید و بند حیاتی پرداخت را ندارد. قرارداد ساده و دقیق خودتان بهتر از متن پرطمطراق بی‌ربط است.
۲. امضای سفید یا جای خالی: هیچ جای خالی‌ای را امضا نکنید و نگذارید طرف مقابل هم بکند. مبلغ و تاریخ باید قبل از امضا پر شده باشد.
۳. تغییر شفاهی بعد از امضا: هر تغییری در مبلغ، مدل یا سررسید را با یک الحاقیه کوتاه و امضاشده ثبت کنید. یک خط دست‌نویس امضاشده روی نسخه هر دو طرف هم از توافق شفاهی محکم‌تر است.
در نراکس می‌توانید فاکتورهای هر مشتری و سررسید پرداخت‌هایش را کنار هم نگه دارید تا تعهدهای قرارداد از قلم نیفتد.
پرسش‌های پرتکرار
قرارداد فروش برای اعتبار قانونی حتماً باید در دفترخانه ثبت شود؟
نه. قرارداد عادی با امضای دو طرف و مشخصات کامل، برای بیشتر معاملات فروش کالا معتبر است. ثبت رسمی برای برخی معاملات خاص لازم می‌شود و برای مبلغ‌های سنگین ارزش مشورت با وکیل را دارد.
اگر مشتری قرارداد را امضا کند ولی چک را ثبت صیادی نکند چه کنیم؟
تحویل کالا را تا ثبت و تأیید چک عقب بیندازید و این شرط را در خود قرارداد بنویسید: «تحویل منوط به ثبت و تأیید نهایی چک‌ها در سامانه صیاد است.» این یک جمله جلوی رایج‌ترین بن‌بست فروش نسیه را می‌گیرد.
قرارداد دست‌نویس هم معتبر است؟
بله، اگر مشخصات، موضوع، مبلغ و امضای دو طرف را داشته باشد. خوانایی و نبود جای خالی مهم است. بعد از امضا از همه صفحه‌ها عکس یا اسکن بگیرید و برای طرف مقابل هم ارسال کنید.
برای فروش‌های تکراری به یک مشتری، هر بار قرارداد تازه لازم است؟
نه. یک قرارداد چارچوب با شرایط عمومی امضا کنید و هر سفارش را با پیش‌فاکتور یا سفارش خرید ارجاع‌دهنده به همان قرارداد پوشش دهید. فقط اگر مبلغ، مدل کسب‌وکار یا شرایط پرداخت عوض شد، الحاقیه بزنید.