نراکس کاردکس کالا شناسنامه حرکتی هر قلم کالا در انبار است؛ یک فرم یا صفحه برای هر کالا که همه ورودها، خروج‌ها و مانده موجودی آن را به‌ترتیب تاریخ نشان می‌دهد. اگر می‌خواهید در هر لحظه بدانید از یک کالا چند عدد آمده، چند عدد رفته و چند عدد مانده، جواب در کاردکس آن کالا است.
کاردکس قلب تپنده انبارداری است. حسابداری بهای تمام‌شده را از آن می‌گیرد، مدیر خرید نقطه سفارش را از آن می‌فهمد و در انبارگردانی، اولین مرجع حل اختلاف کاردکس است.
کاردکس چه ستون‌هایی دارد؟
یک کاردکس استاندارد این اطلاعات را دارد:
| ستون | توضیح | |---|---| | تاریخ | روز ورود یا خروج | | شرح و شماره سند | شماره فاکتور خرید، حواله فروش یا برگ تولید | | مقدار واردشده | تعداد ورودی آن ردیف | | مقدار خارج‌شده | تعداد خروجی آن ردیف | | موجودی مانده | مانده بعد از همان ردیف | | مبلغ واحد و مبلغ کل | در کاردکس ریالی، برای ارزش موجودی |
سربرگ کاردکس هم نام و کد کالا، واحد اندازه‌گیری، محل نگهداری در قفسه و حداقل موجودی را نگه می‌دارد. هر کالا یک کاردکس؛ کالاها را در یک دفتر قاطی ننویسید.
مثال عملی؛ کاردکس یک قلم در یک ماه
کالا: روغن موتور یک لیتری، کد ۰۴-۰۲-۰۱۱، واحد: عدد
- اول ماه: موجودی ۴۰ عدد
- ۵ام: خرید ۶۰ عدد با فاکتور ۱۲۳، هر عدد ۲۵۰ هزار تومان؛ مانده ۱۰۰ عدد
- ۹ام: فروش ۲۵ عدد با حواله ۴۵؛ مانده ۷۵ عدد
- ۱۸ام: مرجوعی مشتری ۲ عدد سالم برگشت به انبار؛ مانده ۷۷ عدد
- ۲۴ام: فروش ۳۰ عدد؛ مانده ۴۷ عدد
در پایان ماه، مانده کاردکس ۴۷ عدد است. اگر شمارش واقعی ۴۵ باشد، اختلاف ۲ عدد باید در گزارش کسری و اضافی انبار بررسی شود؛ شاید خروجی ثبت‌نشده یا اشتباه تحویل رخ داده است. ارزش ریالی مانده هم با نرخ‌گذاری موجودی به دست می‌آید که در روش‌هایی مثل فایفو معنا پیدا می‌کند.
کاردکس تعدادی و کاردکس ریالی چه فرقی دارند؟
کاردکس تعدادی فقط مقدار را نگه می‌دارد و برای کنترل فیزیکی انبار کافی است؛ بیشتر مغازه‌های کوچک از همین شروع می‌کنند. کاردکس ریالی علاوه بر تعداد، مبلغ هر ورود و ارزش مانده را هم نشان می‌دهد و برای حسابداری و محاسبه بهای تمام‌شده لازم است. در کاردکس ریالی، روش ارزش‌گذاری مهم می‌شود؛ چون خریدهای یک کالا با قیمت‌های متفاوت وارد می‌شوند؛ مثلاً همان روغن ماه قبل ۲۳۰ هزار تومان بوده و این ماه ۲۵۰ هزار تومان. روش‌های رایج در ارزیابی موجودی به روش فایفو و لایفو توضیح داده شده است.
توصیه عملی: اگر سیستم حسابداری دارید، کاردکس ریالی را سیستم بسازد؛ دستی نوشتن ریالی برای کالای زیاد خطای محاسباتی می‌سازد. کاردکس تعدادی دستی اما برای انبار کوچک کاملاً شدنی است.
قواعد نگهداری کاردکس بدون خطا
۱. ثبت همان روز؛ کاردکس از روی حافظه و با تأخیر نوشته نمی‌شود. ۲. هر ردیف یک سند دارد؛ بدون شماره فاکتور یا حواله، ردیف ناقص است. ۳. مانده بعد از هر ردیف نوشته و کنترل می‌شود؛ مانده منفی یعنی یک ورود ثبت نشده یا خروج اشتباه آمده است. ۴. اصلاح با خط زدن و امضا؛ پاک کردن یا بازنویسی مخفی در کاردکس کاغذی ممنوع است تا ردّ اصلاح معلوم باشد. ۵. مرجوعی‌ها ردیف جدا دارند؛ برگشت از فروش ورود محسوب می‌شود و برگشت به تأمین‌کننده خروج. ۶. کالای امانی و ضایعات کاردکس یا حداقل ستون جدا داشته باشند تا با موجودی سالم قاطی نشوند.
کاردکس کاغذی، اکسل یا نرم‌افزار؟
برای کمتر از ۵۰ قلم کالا، دفتر یا فرم چاپی جواب می‌دهد. بین ۵۰ تا چند صد قلم، اکسل با یک شیت برای هر کالا یا یک جدول یکپارچه قابل فیلتر مناسب است، به شرط نسخه پشتیبان و ثبت منظم. بالاتر از آن، یا وقتی چند نفر هم‌زمان فروش و انبار را می‌چرخانند، نرم‌افزار انبار لازم می‌شود؛ چون کاردکس از روی فاکتور خرید و فروش به‌صورت خودکار ساخته می‌شود و مانده همیشه زنده است.
نشانه اینکه از اکسل رد شده‌اید: هر هفته چند ساعت صرف پیدا کردن اختلاف مانده می‌کنید یا فروشنده جنسی را فروخته که در انبار نیست چون مانده اکسل به‌روز نبوده است.
نقش کاردکس در انبارگردانی و حسابداری
در انبارگردانی پایان سال، فهرست شمارش با مانده کاردکس مقایسه می‌شود و اختلاف‌ها صورت‌جلسه می‌گیرند. در طول سال هم حسابدار برای بستن بهای تمام‌شده و سود، به جمع ورودی و خروجی کاردکس ریالی تکیه می‌کند. کاردکس تمیز یعنی اظهارنامه و رسیدگی هم ساده‌تر می‌شود؛ چون خرید، فروش و موجودی یک روایت واحد دارند.
چک‌لیست سلامت کاردکس
- برای هر کالای فعال یک کاردکس به‌روز وجود دارد؟
- مانده هیچ کاردکسی منفی نیست؟
- آخرین ردیف کاردکس مربوط به همین هفته است، نه ماه قبل؟
- جمع مانده کاردکس‌ها با یک شمارش نمونه‌ای می‌خواند؟
- اسناد هر ردیف قابل پیدا کردن است؟
در نراکس کاردکس هر کالا به‌صورت خودکار از اسناد خرید، فروش و مرجوعی ساخته می‌شود و مانده تعدادی آن همیشه با موجودی انبار یکی است.
پرسش‌های پرتکرار
آیا برای هر کالا باید کاردکس جدا داشته باشم؟
بله. کاردکس به تعریف، سوابق یک کالاست. کالاهای مشابه با کد متفاوت، کاردکس متفاوت دارند تا مانده هر کدام دقیق بماند.
اگر مانده کاردکس با شمارش واقعی فرق داشت چه کنم؟
اول اسناد ثبت‌نشده و اشتباه‌های ورود اطلاعات را بررسی کنید؛ اگر اختلاف واقعی بود، آن را با صورت‌جلسه کسری یا اضافی ثبت کنید و کاردکس را با سند اصلاحی به واقعیت برسانید، نه با دست‌کاری بی‌سند.
کاردکس را چه کسی باید بنویسد؟
مسئول انبار یا کسی که تحویل و خروج کالا دست اوست. در مغازه تک‌نفره همان مالک است، اما اصل ثبت هم‌زمان و سنددار بودن در هر حال برقرار است.
کاردکس دستی را تا چند وقت نگه داریم؟
کاردکس و اسناد انبار جزو اسناد مالی کسب‌وکارند و باید همراه سایر اسناد، برای سال‌های رسیدگی مالیاتی نگهداری و بایگانی شوند.