نراکس نقطه سفارش، سطحی از موجودی است که وقتی موجودی کالا به آن رسید، باید فوراً سفارش خرید جدید ثبت کنید تا قبل از تمام شدن کالا، محموله بعدی برسد. موجودی اطمینان هم ذخیره‌ای اضافه برای روزهای تأخیر تأمین‌کننده یا جهش ناگهانی فروش است تا در فاصله سفارش تا تحویل، قفسه خالی نماند.
اگر هنوز برای کالاها حداقل موجودی تعریف نکرده‌اید، این مقاله را همراه با راهنمای حداقل و حداکثر موجودی انبار بخوانید؛ این دو موضوع مکمل هم‌اند.
سه عددی که قبل از محاسبه لازم دارید
برای هر کالا سه داده پایه لازم است؛ بدون این سه عدد، هر فرمولی حدس است:
۱. مصرف یا فروش متوسط روزانه: از گزارش فروش ۳۰ تا ۹۰ روز اخیر بگیرید، نه از حافظه. مثلاً اگر در ۶۰ روز گذشته ۳۰۰ عدد از یک کالا فروخته‌اید، فروش روزانه‌تان ۵ عدد است.
۲. زمان تأمین (Lead Time): از روزی که سفارش می‌دهید تا روزی که کالا قابل فروش در انبار است، چند روز طول می‌کشد؟ تأیید سفارش، تولید، حمل و رسید انبار را هم حساب کنید.
۳. نوسان فروش و تأخیر: فروش بعضی روزها دو برابر میانگین می‌شود و بعضی تأمین‌کننده‌ها گاهی ۲ تا ۳ روز دیر می‌رسانند. همین نوسان، دلیل وجود موجودی اطمینان است.
این اعداد را برای کالاهای پرفروش و کم‌فروش جدا حساب کنید. یک فرمول واحد برای همه کالاها معمولاً یا به کمبود می‌رسد یا به انبار پر از کالای خوابیده.
فرمول نقطه سفارش با مثال واقعی
فرمول نقطه سفارش:
نقطه سفارش = (فروش متوسط روزانه × زمان تأمین به روز) + موجودی اطمینان
مثال ۱ ـ فروشگاه لوازم التحریر: خودکار آبی پرفروش‌ترین کالاست.
- فروش متوسط روزانه: ۴۰ عدد
- زمان تأمین از پخش تهران: ۵ روز
- موجودی اطمینان (برای ۲ روز فروش): ۸۰ عدد
مصرف در مدت تأمین: ۴۰ × ۵ = ۲۰۰ عدد نقطه سفارش: ۲۰۰ + ۸۰ = ۲۸۰ عدد
یعنی به محض اینکه موجودی خودکار به ۲۸۰ عدد رسید، باید سفارش بدهید؛ نه وقتی به ۲۰ عدد رسید و مشتری دست خالی برگشت.
مثال ۲ ـ فروشگاه قطعات موبایل: قاب گوشی یک مدل خاص.
- فروش متوسط روزانه: ۶ عدد
- زمان تأمین (واردات و ترخیص و پخش): ۱۴ روز
- موجودی اطمینان: ۳۰ عدد
نقطه سفارش: (۶ × ۱۴) + ۳۰ = ۱۱۴ عدد
می‌بینید که زمان تأمین طولانی، نقطه سفارش را بالا می‌برد؛ برای همین کالاهای وارداتی را باید زودتر و حساب‌شده‌تر سفارش داد.
موجودی اطمینان را چطور حساب کنیم؟
ساده‌ترین روش عملی برای کسب‌وکارهای کوچک این است:
موجودی اطمینان = فروش متوسط روزانه × تعداد روزهای پوشش ریسک
روزهای پوشش ریسک را از سابقه انتخاب کنید: اگر تأمین‌کننده در بدترین حالت ۳ روز دیر کرده و فروش در روزهای شلوغ حدود ۱ روز اضافه مصرف دارد، ۳ تا ۴ روز پوشش منطقی است.
روش دقیق‌تر وقتی داده دارید:
موجودی اطمینان = (حداکثر فروش روزانه × حداکثر زمان تأمین) − (فروش متوسط روزانه × زمان تأمین متوسط)
مثال: حداکثر فروش روزانه ۷۰ عدد، حداکثر زمان تأمین ۷ روز، میانگین فروش ۴۰ عدد و میانگین تأمین ۵ روز:
(۷۰ × ۷) − (۴۰ × ۵) = ۴۹۰ − ۲۰۰ = ۲۹۰ عدد
این عدد بزرگ به نظر می‌رسد، ولی نشان می‌دهد اگر بدترین سناریوها هم‌زمان رخ بدهند، چقدر ذخیره لازم است. در عمل بیشتر کسب‌وکارها بین این دو روش تعادل می‌گیرند؛ برای کالای گران‌قیمت ذخیره کمتر و برای کالای ارزان و پرفروش ذخیره بیشتر نگه می‌دارند. برای دیدن اثر موجودی روی فروش، مقاله گردش موجودی کمک می‌کند هزینه خواب سرمایه را هم بسنجید.
مقدار سفارش چقدر باشد؟
نقطه سفارش می‌گوید «کی سفارش بده»؛ مقدار سفارش می‌گوید «چقدر سفارش بده». یک قاعده عملی:
مقدار سفارش = مصرف دوره پوشش + موجودی اطمینان − موجودی فعلی − سفارش‌های در راه
فرض کنید برای خودکار آبی می‌خواهید ۱۵ روز آینده را پوشش دهید: نیاز دوره ۴۰ × ۱۵ = ۶۰۰ عدد، به‌اضافه اطمینان ۸۰، منهای موجودی فعلی ۲۸۰ و منهای سفارش در راه صفر، می‌شود ۴۰۰ عدد. اگر حداقل سفارش پخش ۵۰۰ عدد است، یا ۵۰۰ بخرید یا سفارش را با چند کالای دیگر تجمیع کنید تا کرایه حمل سرشکن شود.
مواظب تخفیف پلکانی هم باشید؛ خرید اضافه فقط به خاطر ۲ درصد تخفیف، اگر کالا سه ماه در انبار بماند، معمولاً سودش را هزینه خواب سرمایه می‌خورد.
برای هر دسته کالا، سیاست جدا بنویسید
| دسته کالا | رفتار فروش | سیاست پیشنهادی | |---|---|---| | پرفروش و ارزان | ثابت و روزانه | نقطه سفارش دقیق + بازبینی هفتگی | | پرفروش و گران | ثابت ولی حساس به نقدینگی | نقطه سفارش دقیق + تأیید مدیر برای سفارش | | کم‌فروش و گران | نامنظم | سفارش بر اساس تقاضا، اطمینان نزدیک صفر | | فصلی | جهش در بازه کوتاه | نقطه سفارش فصلی، جدا از بقیه سال |
یک اشتباه رایج این است که موجودی اطمینان را برای همه کالاها «۲۰ درصد» می‌گذارند. برای کالای فصلی مثل بخاری یا کولر، درصد ثابت در خارج از فصل فقط انبار را پر می‌کند.
بازبینی؛ نقطه سفارش عدد ثابت ابدی نیست
هر ماه یا دست‌کم هر فصل این کارها را انجام دهید:
- فروش متوسط روزانه را با داده تازه دوباره حساب کنید.
- زمان تأمین واقعی سفارش‌های اخیر را با عدد فرضی مقایسه کنید.
- کالاهایی را که سه بار به کمبود خورده‌اند جدا کنید؛ یا اطمینانشان کم است یا زمان تأمینشان اشتباه ثبت شده.
- کالاهایی را که همیشه خیلی بالاتر از نقطه سفارش مانده‌اند بررسی کنید؛ احتمالاً تقاضایشان افت کرده است.
برای اجرای منظم این کنترل، داشتن کاردکس کالا و گزارش موجودی به‌روز شرط اول است؛ بدون عدد دقیق موجودی لحظه‌ای، نقطه سفارش فقط روی کاغذ قشنگ است.
پرسش‌های پرتکرار
اگر فروش کالا صفر یا خیلی نامنظم است، نقطه سفارش چه می‌شود؟
برای کالای نامنظم، میانگین گمراه‌کننده است. یا کالا را سفارش‌محور کنید (فقط با سفارش مشتری بخرید) یا بر اساس حداکثر فروش در بازه تأمین، یک سقف کوچک نگه دارید و ماهانه بازبینی کنید.
موجودی اطمینان با حداقل موجودی یکی است؟
نه دقیقاً؛ حداقل موجودی معمولاً همان موجودی اطمینان به‌اضافه مصرف روزهای عادی رسید و بررسی است و در بعضی سیستم‌ها نقطه سفارش و حداقل موجودی نزدیک به هم تعریف می‌شوند. مهم این است که در کسب‌وکار خودتان تعریف واحدی بنویسید و همه با همان کار کنند.
سفارش در راه را در محاسبه حساب کنیم؟
بله حتماً؛ اگر سفارش قبلی هنوز نرسیده و دوباره بر اساس موجودی فعلی سفارش بدهید، دچار خرید تکراری و مازاد می‌شوید. موجودی مؤثر یعنی موجودی انبار به‌اضافه سفارش‌های باز منهای رزروهای فروش.
برای شروع، برای چند کالا نقطه سفارش تعریف کنیم؟
از ۲۰ کالای پرفروش شروع کنید؛ همان‌ها معمولاً بخش اصلی فروش را می‌سازند. بعد از یک ماه که روش جا افتاد، سراغ بقیه کالاها بروید.