نراکس حداقل موجودی، کفی است که موجودی کالا نباید از آن پایین‌تر بیاید و رسیدن به آن یعنی هشدار سفارش؛ حداکثر موجودی هم سقفی است که بیشتر از آن نباید بخرید تا سرمایه و فضای انبار بیهوده اشغال نشود. این دو عدد را از روی فروش واقعی، زمان تأمین و فضای انبار حساب می‌کنند، نه از روی حدس و عادت.
این راهنما ادامه طبیعی بحث نقطه سفارش و موجودی اطمینان است؛ آنجا یاد گرفتید کی سفارش بدهید و اینجا یاد می‌گیرید بین چه بازه‌ای نگهش دارید.
حداقل موجودی دقیقاً چه کاری می‌کند؟
حداقل موجودی سه وظیفه دارد: اول، مثل زنگ خطر عمل می‌کند و قبل از اتمام کالا خبر می‌دهد. دوم، در روزهای شلوغ یا تأخیر پخش، فروش را نجات می‌دهد. سوم، جلوی سفارش‌های هیجانی و لحظه آخری با کرایه حمل بالا را می‌گیرد.
فرمول ساده و کاربردی برای شروع:
حداقل موجودی = فروش متوسط روزانه × (زمان تأمین + روزهای اطمینان)
مثال: فروشگاه شوینده، مایع ظرفشویی یک لیتری.
- فروش متوسط روزانه: ۲۴ عدد
- زمان تأمین از پخش: ۴ روز
- روزهای اطمینان: ۲ روز
حداقل موجودی: ۲۴ × (۴ + ۲) = ۱۴۴ عدد
یعنی وقتی موجودی به ۱۴۴ رسید، سفارش جدید باید ثبت شده باشد؛ اگر موجودی ۱۴۴ است و هنوز سفارشی نداده‌اید، عملاً دارید از ذخیره اطمینان خرج می‌کنید.
برای کالاهایی که تأمین‌کننده نزدیک و تحویل همان‌روزه دارند، روزهای اطمینان می‌تواند ۱ روز باشد؛ برای کالاهای شهرستانی یا وارداتی، ۳ تا ۵ روز منطقی‌تر است.
حداکثر موجودی؛ سقف خرید را چطور بگذاریم؟
حداکثر موجودی از سه محدودیت می‌آید: چقدر جا دارید، چقدر نقدینگی می‌خواهید در آن کالا بخوابد و کالا چقدر عمر و ماندگاری دارد.
حداکثر موجودی = حداقل موجودی + مقدار مصرف در یک دوره سفارش
اگر برای همان مایع ظرفشویی هر ۱۰ روز یک بار سفارش می‌دهید، مصرف یک دوره ۲۴ × ۱۰ = ۲۴۰ عدد است و حداکثر موجودی می‌شود ۱۴۴ + ۲۴۰ = ۳۸۴ عدد.
حالا این عدد را با واقعیت چک کنید:
- اگر هر کارتن ۱۲ عدد است، سقف عملی می‌شود ۳۲ کارتن (۳۸۴ عدد)؛ بیشتر از آن قفسه جا ندارد.
- اگر قیمت خرید هر عدد ۶۵٬۰۰۰ تومان است، سقف ۳۸۴ عدد یعنی حداکثر ۲۴٬۹۶۰٬۰۰۰ تومان سرمایه در همین یک کالا؛ اگر این عدد برایتان سنگین است، دوره سفارش را کوتاه‌تر کنید، نه اینکه کف را حذف کنید.
پس حداکثر موجودی فقط عدد انبار نیست؛ تصمیم مالی هم هست. برای همین تحلیل آن با گردش موجودی کامل می‌شود.
روش قدم‌به‌قدم برای کل انبار
لازم نیست روز اول برای هزار کالا عدد بگذارید. این ترتیب عملی‌تر است:
۱. از گزارش فروش ۹۰ روز اخیر، ۵۰ کالای اول از نظر تعداد فروش را جدا کنید. ۲. برای هر کدام فروش متوسط روزانه و زمان تأمین واقعی را بنویسید. ۳. روزهای اطمینان را بر اساس سابقه تأخیر همان تأمین‌کننده انتخاب کنید. ۴. حداقل و حداکثر را با فرمول‌های بالا حساب و در سیستم یا فایل کنترل ثبت کنید. ۵. بعد از یک ماه، کالاهایی را که به کف خورده‌اند یا از سقف رد شده‌اند بازبینی کنید و اعداد را اصلاح کنید.
مثال عددی برای سه کالای یک فروشگاه ابزار:
| کالا | فروش روزانه | زمان تأمین (روز) | روزهای اطمینان | حداقل موجودی | دوره سفارش (روز) | حداکثر موجودی | |---|---|---|---|---|---|---| | دریل شارژی | ۲ عدد | ۷ | ۳ | ۲۰ عدد | ۲۰ | ۶۰ عدد | | مته آهن سایز ۶ | ۳۰ عدد | ۳ | ۲ | ۱۵۰ عدد | ۱۵ | ۶۰۰ عدد | | رنگ نیم‌پلاستیک ۴ لیتری | ۵ عدد | ۵ | ۲ | ۳۵ عدد | ۱۰ | ۸۵ عدد |
به تفاوت‌ها دقت کنید: مته ارزان و پرمصرف سقف بالایی دارد، ولی دریل گران سقفش پایین نگه داشته شده تا نقدینگی قفل نشود. همین تمایز، روح مدیریت موجودی است.
سه دام رایج در تعیین کف و سقف
دام اول؛ کپی کردن عدد همکار یا شعبه دیگر. فروش روزانه و زمان تأمین شما با مغازه سر خیابان فرق دارد؛ عدد او برای شما یا کمبود می‌آورد یا مازاد.
دام دوم؛ حساب نکردن فصل. فروش ضد یخ، بخاری، کولر و لوازم تحریر در ماه‌های مختلف زمین تا آسمان فرق دارد. برای کالای فصلی، کف و سقف را برای فصل فروش و خارج فصل جدا بنویسید و یک ماه قبل از فصل، اعداد فصلی را فعال کنید.
دام سوم؛ ثابت نگه داشتن اعداد برای همیشه. اگر قیمت کالا دو برابر شود، سقف قبلی دو برابر سرمایه می‌خواهد؛ اگر تأمین‌کننده عوض شود، زمان تأمین عوض می‌شود. بازبینی فصلی را در تقویم انبار بگذارید، درست مثل انبارگردانی که زمان مشخص دارد.
وقتی موجودی از بازه بیرون زد چه کنیم؟
پایین‌تر از حداقل: سفارش فوری ثبت کنید، فروش‌های نسیه و عمده آن کالا را موقتاً محدود کنید و علت را یادداشت کنید؛ تأمین دیر کرده یا فروش جهش داشته؟
بالاتر از حداکثر: خرید آن کالا را تا برگشت به بازه متوقف کنید، اول موجودی مازاد را با فروش عادی و جابه‌جایی بین قفسه‌ها مصرف کنید و فقط اگر کالا راکد شد سراغ تخفیف بروید.
بین حداقل و حداکثر: وضعیت عادی است؛ طبق دوره سفارش معمول خرید کنید و عجله نکنید.
ثبت این بازه‌ها وقتی ارزش دارد که موجودی لحظه‌ای‌تان دقیق باشد؛ رسید و حواله‌های ثبت‌نشده، بهترین فرمول را هم بی‌اثر می‌کنند.
پرسش‌های پرتکرار
برای کالای جدید که سابقه فروش ندارد چه کنیم؟
با برآورد محافظه‌کارانه شروع کنید: فروش مورد انتظار روزانه را از کالای مشابه بگیرید، کف را پایین و دوره بازبینی را کوتاه (هفتگی) بگذارید. بعد از ۳۰ روز، اعداد را با فروش واقعی جایگزین کنید.
حداقل موجودی را به تعداد بگذاریم یا به مبلغ؟
مبنای کنترل باید تعداد باشد، چون سفارش و شمارش با تعداد انجام می‌شود؛ اما برای کالاهای گران، سقف ریالی هم کنار سقف تعدادی بگذارید تا از حد نقدینگی رد نشوید.
اگر فضای انبار کوچک است، کدام عدد را کم کنیم؟
اول دوره سفارش را کوتاه کنید تا حداکثر پایین بیاید؛ حداقل را فقط وقتی کم کنید که زمان تأمین واقعاً کوتاه و مطمئن شده باشد، وگرنه ریسک کمبود بالا می‌رود.
هر چند وقت یک بار بازبینی کنیم؟
برای کالاهای پرفروش ماهانه و برای بقیه فصلی کافی است؛ هر وقت تأمین‌کننده، قیمت یا الگوی فروش به‌طور محسوس عوض شد، همان کالا را خارج از نوبت هم اصلاح کنید.